Was ist Back-Office

Aktuelles | 15.03.2023

Der Begriff “Back-Office” bezieht sich auf alle Personalverwaltungsprozesse, die nach der Einstellung eines Kandidaten bei einem Personaldienstleister ablaufen.

Sie ist am engsten mit der Temporärvermittlung verbunden, die in den letzten Monaten zumindest in Europa auf Kosten der Vermittlung von Festangestellten gewachsen ist. Vielleicht, weil die Suche nach Festanstellungen in einigen Ländern, darunter auch in der Schweiz, gesättigt ist oder weil die Nachfrage nach Temporärkräften zur Überbrückung vorübergehender Abwesenheiten während der Pandemiezeit Spitzenwerte erreicht, stehen die Personaldienstleister vor neuen Herausforderungen und benötigen Tools, die ihnen ermöglichen, ihre Arbeit besser zu organisieren und Mitarbeiter schneller zu vermitteln.

Wie bei den Einstellungs- und Auswahlverfahren ist auch für die Back-Office-Verwaltungsprozesse eine cloudbasierte Software erforderlich, die auf künstlicher Intelligenz basiert und den bürokratischsten und verwaltungstechnisch aufwändigsten Teil der Arbeit von Personaldienstleistern automatisiert und vereinfacht: die Erstellung von Angeboten, die Verwaltung von Verträgen, die Eingabe von Arbeitsstunden, die Rechnungsstellung und die Auszahlung von Löhnen.

Viele der auf dem Markt erhältlichen Softwareprogramme für die Verwaltung von Back-Office-Prozessen erfüllen die oben genannten Funktionen, sind aber häufig nicht vollständig, so dass man mehrere separate Module erwerben und in jedes Modul mehrmals dieselben Daten eingeben muss, um einen Vertrag, eine Rechnung usw. zu erstellen. Im Gegensatz dazu ermöglichen Programme wie das Back-Office-Modul, oder das Modul “Administration” von Ngage, der Software für Personaldienstleister von Arca24, den gesamten Arbeitsablauf in einem einzigen Tool; Sie vermeiden die manuelle Dateneingabe, die eine Tätigkeit mit geringem Mehrwert ist, und stellen und verwalten Arbeitnehmer “autonom”. Das Back-Office-Modul von Ngage ist zu 100% in das Modul Front-Office für die Personalbeschaffung (ATS + CRM) integriert, was das Tool noch leistungsfähiger macht.

Ein allumfassender Prozess

Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen an einem Personaldienstleister aufgeführt und wie sie erfüllt werden sollten:

1) Angebotserstellung
Das Angebot ist der Kostenvoranschlag des Personaldienstleisters an den Endkunden, dem ein Arbeitnehmer vermittelt wird. Es handelt sich um ein speziell von Ngage entwickeltes Tool, das sowohl für die Vermittlung von Festangestellten als auch von Temporärkräften gilt. Im Modul von Ngage wählen Sie die GAVs und die Lohnnebenkosten aus, und das System berechnet automatisch die Gesamtkosten für den Arbeitnehmer.

Mit einer einfachen Maske können Sie die prozentuale Marge, den absoluten Wert der Marge, den Multiplikator und den Tarif ändern. Wenn Sie einen der eingegebenen Werte ändern, werden die anderen entsprechend angepasst. Es ist auch möglich, theoretische und tatsächliche Margenanalysen zu vergleichen, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu überwachen. Dank der Vorbefüllung verschiedener Angebotsvorlagen können aus einem Angebot unzählige Verträge generiert werden, was die Eingabe derselben Daten bei jedem Vorgang erspart.

2) Vertragserstellung
Die Erstellung von Verträgen muss schnell und automatisch erfolgen und dem Arbeitnehmer und dem Einsatzbetrieb unverzüglich mitgeteilt werden. In Ngage werden aus dem Kandidatenprofil durch Auswahl des Kunden, des Ortes und des erstellten Angebots sowie einiger anderer Informationen automatisch sowohl der Verleihvertrag als auch der Einsatzvertrag erstellt, die dann im CRM-Modul (im Kundenprofil), im ATS-Modul (im Kandidatenprofil) und im privaten Bereich des Kunden und des Arbeitnehmers, die vom Personaldienstleister autorisierten Zugang haben, verfügbar sind. Es ist äusserst wichtig, dass alle Betroffenen einen persönlichen Bereich haben, in dem sie ihre Dokumente einsehen können, um den Prozess noch bequemer zu gestalten und das Engagement für den Personalvermittler hoch zu halten.

Darüber hinaus muss der Personalvermittler einer effizienten und schnellen Verwaltung stets wissen, wie viele Temporäre Fachkräfte derzeit aktiv sind, wo sie eingesetzt werden und ob ihre Verträge auslaufen; gegebenenfalls muss er sie mit Hilfe integrierter Kommunikationssysteme wie SMS auf einfache Weise auf Vertragsverlängerungen hinweisen.

3) Zeiterfassung
Die Zeiterfassung kann durch den Berater der Agentur, durch den Kunden über seinen persönlichen Bereich und durch den Arbeitnehmer erfolgen, allerdings nur, wenn es sich nicht um Überstunden handelt. Die Stunden können monatlich, wöchentlich oder täglich eingegeben werden. Vom gleichen Panel aus kann der Berater Vorschüsse verwalten, DTA-Zahlungen erledigen und Überstunden und Überzeit eingeben. Ein Kontrollsystem ermöglicht die Überprüfung der Stunden durch die verschiedenen Berater, bevor sie an die Rechnungsstellung und die Lohnabrechnung weitergeleitet werden: Das ist eine zusätzliche Warnung, um zu wissen, wie weit die Arbeit der Kollegen im Team fortgeschritten ist, sowie für eine zusätzliche Überprüfung, bevor sie fortgesetzt wird.

Für die Verwaltung der Anwesenheit bietet Ngage dem Arbeitnehmer auch die neue App “Smart Badge”: Eine App, die von der Agentur zur Verfügung gestellt wird, ohne dass sie aus dem Store heruntergeladen werden muss, und die es ihm dank der mit einem GPS-System verknüpften Schaltflächen “In” und “Out” ermöglicht, seine Stunden bequem von seinem Smartphone aus zu erfassen. Die Stunden werden automatisch an das Verwaltungssystem gesendet und sind im Bereich des Kunden (zur Genehmigung und Überprüfung) und im Bereich des Mitarbeiters (als Historie der geleisteten Stunden) sichtbar. Der Service ist auch dann gewährleistet, wenn das Smartphone offline ist, da eine Historie der Eingaben aufbewahrt wird. Sobald das Smartphone wieder online ist, wird der Stundenplan in Ngage aktualisiert. Eine solche App erspart dem Arbeitnehmer, den Stundenzettel physisch zur Agentur zu bringen, und verkürzt die Zeit.

4) Rechnungsstellung
Nach der Eingabe der Arbeitsstunden kann die Rechnung nach Wahl des Beraters sofort selbst generiert oder manuell erstellt werden. Im manuellen Modus ist es immer möglich, der Rechnung Zeilen hinzuzufügen und Änderungen vorzunehmen, aber der Grossteil der Arbeit wird vom System erledigt. Vor der Bestätigung wird stets ein Rechnungsentwurf zur weiteren Prüfung erstellt, bevor der letzte Schritt erfolgt, bei dem das System die endgültige Nummerierung vergibt und die Rechnung im Bereich des Kunden zur Verfügung gestellt wird (der Kunde wird auch per E-Mail benachrichtigt).

5) Lohnabrechnung
Der letzte Schritt ist die Auszahlung der Löhne. Löhne können jederzeit, vor oder nach der Rechnungsstellung, flexibel erstellt werden. Sobald die Stunden eingegeben sind, kann der Lohn ausgezahlt werden; Dieser wird selbst erstellt und bleibt in einem vorausgefüllten Zustand, bevor er vom Berater überprüft wird. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, können der Ausdruck und die DTA für mehrere Löhne erstellt werden. Auf Wunsch des Beraters kann der Lohn sofort im Bereich des Mitarbeiters zur Verfügung gestellt (der Mitarbeiter wird auch per E-Mail benachrichtigt).

Einige zusätzliche Funktionen und Merkmale, wie sie Ngage bietet, können die Arbeit von Personalvermittlern und -verleihern weiter optimieren und einen Mehrwert schaffen:

• Berichte und KPIs zur Personalbeschaffung, Margenanalyse pro Kunde/Vertrag/GAV/Berater und Margenaufteilung zwischen Beratern zur Überwachung der Team- und Agenturleistung;
• Datenimport, z. B. von Stundenzetteln, von anderen Geräten oder Datenexport in Software von Drittanbietern für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Gehaltsabrechnung, um zusätzliche Dateneingaben zu vermeiden;
• Umfassendes Dokumentenmanagement von Arbeitslosigkeit, Familienzulagen, Pfändungen und, im Falle der Schweiz, von Zwischenverdienst;
• System von Warnungen und Meldungen über fehlende Daten und Anleitung für die Berater der Agentur bei den durchzuführenden Verfahren.

Das Erfolgsmodell einer Back-Office-Software ist natürlich ein Tool, das zu 100% in das Front-Office-Modul integriert ist, wie es bei der Software Ngage der Fall ist, die den gesamten Arbeitsablauf von der Rekrutierung des Bewerbers über die Auftragsvergabe bis hin zur Eingabe der Arbeitsstunden und dem Versand der Rechnung an den Kunden verwaltet. Ein solches Modul vermeidet zeitraubende Arbeit und es wird von Personalfachleuten entwickelt, die persönlich bei Personaldienstleistern gearbeitet haben und deren Bedürfnisse und täglichen Herausforderungen kennen.

Vor diesem Hintergrund wurde das Back-Office-Modul von Ngage, das sich an Personaldienstleister richtet, in der SIA’s Global Staffing Back Office Software Landscape 2022, Staffing Industry Analysts (SIA), die weltweite Referenz für Lösungen im Bereich Personalvermittlung und -verleih als “komplettes System, das in seiner Funktionalität ausgereift ist” anerkannt.

Über Arca24

Arca24 ist eine HR Tech Factory, die sich auf die Entwicklung von Cloud-Software für den Personalbereich spezialisiert hat.

Referenzprodukt

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage vereint in einem einzigen Tool Funktionen und Vorteile, die wir auf dem Markt häufig finden: ATS für die Personalauswahl, CRM für das Kundenmanagement und Verwaltungssoftware für die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Verträgen, Rechnungen und Gehältern.

Talentum – Bewerbermanagement Software

Talentum ist eine vollständige und intuitive End-to-End-Lösung, mit der die Personalabteilung die Belegschaft während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters (von der Suche und Anstellung bis hin zum Onboarding der ausgewählten Kandidaten) erwerben, verwalten und optimieren kann.

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