Staffing Agency | 30.03.2023

Ein sehr wichtiger Aspekt für diejenigen, die Personaldienstleistungen anbieten, sei es in der Personalvermittlung oder im Personalverleih, ist die Zusendung des Präsentationsdossiers des Kandidaten an den Kunden.

Alle Kandidatenakquisitionsaktivitäten zielen darauf ab, dem Kunden eine kurze Liste von Profilen zu präsentieren. Die Voraussetzungen für eine gute Auswahlliste sind: die Qualität der Profile, welche hinsichtlich der Hard- und Soft Skills der Kandidaten bewertet wird, ihre Kompatibilität mit der vom Auftraggeber geforderten Kompetenzen und der Zeitpunkt der Versendung.

Die Zeitvariable im Personalwesen ist von grundlegender Bedeutung.
Es wird heute viel über die Time-to-Hire geredet. Personalvermittler führen Technologie und HR-Software in ihre Prozesse ein, um effektiver arbeiten zu können; Dem Versenden und Präsentieren von Profilen (d.h. Aktivitäten, die noch wenig digitalisiert sind) wird jedoch immer noch wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Wir sind es gewohnt, “das Dossier des Kandidaten”, und zwar ein bereits überprüfter Lebenslauf, der die Bewertungen des Personalverantwortlichen enthält – normalerweise eine PDF-Datei – per E-Mail zu versenden.
Ist dies eine wirksame Lösung? Sicherlich ist sie heute noch funktionsfähig, aber die Technologie kann bereits in diesem Stadium des Prozesses konkrete Vorteile bringen.
Auf dieser Seite finden Sie einige der Funktionen unserer Software Ngage, spezifisch entwickelt für Personaldienstleister.

1. Erstellung eines Dossiers

Es ist nicht notwendig, den Lebenslauf der Profile neu zu schreiben und Änderungen und Bewertungen manuell vorzunehmen. Das System öffnet einen Konfigurator, in den der Berater seine beruflichen und persönlichen Bewertungen eingeben und auswählen kann, wie das Dokument inhaltlich strukturiert werden soll. Tatsächlich ist es möglich zu bestimmen, welche Felder für den Auftraggeber sichtbar gemacht werden sollen: Fotos, Videointerviews, Sprach- und Soft Skills-Tests und eventuelle Anhänge, z.B. Zeugnisse. Mit wenigen Klicks kann ein viel vollständigeres Dossier erstellt werden, als man es manuell mit einer in PDF umgewandelten Word-Datei getan hätte.

2. Versand des Dossiers

Der Versand des Dossiers erfolgt direkt durch die Software, die den Empfängerkunden vom CRM-Modul der Software aus abruft. In einer einzigen E-Mail, grafisch abgestimmt mit der Marke der Personalagentur, sind Links ebenfalls enthalten, einer für jeden Bewerber.

3. Empfang des Dossiers

Der Empfang erfolgt sofort und erfordert nicht das Öffnen eines Dokuments: Mit einem Klick auf den erhaltenen Link kann der Kunde das Profil des Kandidaten einsehen. Mit einem sicheren Token kann der Kunde die für den Einsatz vorgeschlagenen Profile von jedem Gerät aus schnell und einfach auswerten. Der große Vorteil liegt nicht nur in der Geschwindigkeit, sondern auch in der Qualität der Daten, die Sie dem Kunden zur Verfügung stellen. Der Link führt zu einer Webseite, die naturgemäß viel mehr Informationen enthält als eine papierähnliche Datei. Die Möglichkeit, Tests und Videos in einem einzigen Link zu teilen, bietet dem Kunden mehr Elemente zur sorgfältigen Bewertung des Kandidaten und macht den Kunden folglich zufriedener mit der Arbeit des Personalvermittlers.

4. Anzeigen des Dossiers

Wenn der Empfänger auf den Link klickt, wird er über ein Autologin zu seinem persönlichen Bereich weitergeleitet. Jeder Kunde von Ngage hat einen. Der Vorteil ist, dass der Kunde/Interessent auch einen Rücklaufverkehr auf der Website des Personalvermittlers hat. Um auf die gesendeten Dateien zuzugreifen, kann der Kunde erneut auf die in den E-Mails enthaltenen Links klicken oder direkt auf die Website der Agentur gehen, sich einloggen und in seinem persönlichen Bereich alle in der Vergangenheit erhaltenen Profile finden.

5. Feedback über den Kandidaten

Der Kunde hat eine einzige “Feedback”-Schaltfläche, die ein Textfeld öffnet, in dem er seine Meinung über den Kandidaten an die Personalagentur schreiben kann. Das Urteil geht sofort beim Anwerber ein und verbleibt in der Informationsverfolgung, sowohl im Kandidaten- als auch im Kundenprofil.

6. DSGVO

Die neue Gesetzgebung verlangt von Ihnen, dass Sie bei der Verteilung der persönlichen Daten des Kandidaten sorgfältig vorgehen. Wenn der Kandidat beschließt, von seinem Recht auf Vergessen Gebrauch zu machen, indem er sich selbst aus der Kandidatendatenbank der Agentur löscht, werden alle aktiven Links, die sich auf den Kandidaten beziehen, in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung sofort gelöscht. Diese Tätigkeit wird sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich, wenn Sie PDF- oder Word-Dokumente per E-Mail in Umlauf bringen.

Zusammenfassend können wir sagen, dass Sie durch eine Änderung des Vorbereitungs- und Versandsystems Ihre Bemühungen maximieren können: kürzere Sende- und Antwortzeiten, höhere Qualität der gesendeten Profile und volle Einhaltung der gesetzlichen Sicherheitsvorschriften.