Was ist Front-Office?

Aktuelles | 13.09.2023

Personalvermittler und -verleiher stehen unter zunehmendem Druck, den richtigen Kandidaten zum richtigen Zeitpunkt für die richtige Position einzustellen, und zwar in einem immer kürzeren Zeitrahmen und durch eine qualitativ hochwertige Talentakquise. Um diese Aufgabe zu erfüllen, ist es heute wichtiger denn je, dass sie über hochmoderne, über die Cloud zugängliche, auf künstlicher Intelligenz basierende digitale “Front-Office”-Tools verfügen, die von auf HR und Personalwesen spezialisierten IT-Unternehmen entwickelt wurden.

Front-Office ist eine Reihe von HR-Tools, die Folgendes ermöglichen: eine Karriereseite zur Gewinnung von Talenten, Screening und Analyse eingehender Lebensläufe, Remote-Interviews und Vorstellungsgespräche zur Vorauswahl von Bewerbern und Vermittlung oder Einstellung des richtigen Profils beim Kunden.

Die erste Komponente des Front-Office ist zweifelsohne die Karriereseite. Diese muss enthalten:

1. Eine Rubrik mit einer Liste von Stellenanzeigen, die leicht zu filtern, geolokalisiert und von Google indexiert sind, die über Multiposting-Tools neu veröffentlicht werden und von den Bewerbern selbst in sozialen Netzwerken geteilt werden können, um immer mehr “aktive” Profile für die Stellensuche zu gewinnen;
2. Ein Formular für Spontanbewerbung für “passive” Kandidaten, in dem sie nicht aufgefordert werden, ihr Profil wortwörtlich zu beschreiben, sondern lediglich Dropdown-Menüs auszufüllen, die in einige wenige Abschnitte unterteilt sind (persönliche Daten, Berufserfahrung und Akzeptanz des Datenschutzes), und ihren Lebenslauf in verschiedenen verfügbaren Formaten hochzuladen (der dann von einer automatischen semantischen Vorab-Screening-Engine analysiert wird), was vollständige Profile ab dem Zeitpunkt der Akquisition ermöglicht und gleichzeitig in einem einzigen Registrierungsschritt strukturiert ist, um die Umwandlungsrate von Bewerbungen zu erhöhen;
3. Einen Login-Bereich, in dem neben dem Personalberater auch der Bewerber Zugang zu einem persönlichen Bereich hat, in dem er seinen Lebenslauf und sein Profil selbständig verwalten kann, um es immer auf dem neuesten Stand zu halten und sich über die Auswahlverfahren und die von den Personalberatern veröffentlichten Stellen zu informieren.

Gleichzeitig muss die Karriereseite, wie Ngage, ATS und CRM für Personaldienstleister, vorschlägt, vollständig in die Unternehmenswebsite integriert sein und als strategisches Ziel die Stärkung des Employer Branding haben: Eine Seite, die mit der Unternehmenswebsite “verschmilzt”, auf der das vorgeschlagene Arbeitsumfeld beschrieben werden kann, und zwar mit Texten und Grafiken, die für den Rest der Website relevant sind, schafft Engagement und zieht die anspruchsvollsten Kandidaten an, oft die passiven, die schwerer zu gewinnen sind. Da die passiven Kandidaten von heute schon morgen aktiv sein können, kann die Zeit bis zur Einstellung auch insgesamt verkürzt werden, wenn der Talentpool des Unternehmens frühzeitig gepflegt wird.

Zusätzlich zu einer attraktiven und effektiven Karriereseite ist es von entscheidender Bedeutung, automatische Lebenslauf-Screening- und Ranking-Tools für die am besten geeigneten Kandidaten zu nutzen. Für jede offene Stelle, unabhängig von der zu besetzenden Funktion, der Grösse des Unternehmens oder des Kunden, für den das Profil erstellt wird, sind die Hauptanforderungen immer die Entfernung zum Arbeitsplatz und die beruflichen Fähigkeiten des Kandidaten.

Die Methoden ändern sich, aber die schiere Anzahl von Lebensläufen, aus denen die besten ausgewählt werden müssen, und die zahlreichen Auswahlschritte sind häufige Herausforderungen, die den Prozess verlangsamen und verkomplizieren können, wenn er auf herkömmliche, manuelle Weise durchgeführt wird. Für eine schnelle und erfolgreiche Vorauswahl ist eine auf künstlicher Intelligenz basierende semantische Maschine, wie sie vom Team Arca24 entwickelt wurde, unerlässlich: Die Maschine liest den Text der Stellenanzeige (Titel und Beschreibung), extrahiert die geforderten Berufsbezeichnungen und Kompetenzen und liefert nützliche Tags, die mit denen in den Lebensläufen verglichen werden können. In beiden Fällen führt sie eine logische Analyse des Textes durch und assoziiert Berufsbezeichnung und Kompetenz/Aufgabe (wenn die Maschine z. B. “Jahresabschlüsse” liest, ordnet sie die Markierung “Buchhalter” zu). Die semantische Suche funktioniert in Kombination mit der Volltextsuche, d.h. nach exakten Wörtern, bietet aber einen zusätzlichen Mehrwert: eine echte Konzeptanalyse, speziell vertikalisiert auf die Arbeitswelt und für jeden einzelnen Berufsbereich, mit einer Bibliothek von etwa 1’480 Berufsbezeichnungen und über 20’000 beruflichen Kompetenzen.

Auf der Grundlage dieses Screenings sowie der Entfernung auf der Grundlage der Geolokalisierung werden die Kandidaten vollautomatisch nach der prozentualen Kompatibilität mit dem Stellenangebot sortiert, so dass der Personalverantwortliche nicht mehr alle eingehenden Lebensläufe vollständig lesen muss, und nicht nur das: Das System schliesst völlig ungeeignete Kandidaten aus und bezieht alle Lebensläufe aus dem Talentpool in den Prozess ein, um sich selbst den als “passiv” definierten Kandidaten vorzuschlagen und sie vor der Konkurrenz zu erreichen. Das CV-Parsing- und CV-Matching-Tool von Arca24 ermöglicht ausserdem den Abgleich von Stellenanzeigen und Lebensläufen in 7 verschiedenen Sprachen.

Nach der Vorauswahlphase ermöglichen fortschrittliche Front-Office-Tools eine echte Auswahl ohne Zeitverlust; während früher alle Tests und Bewerbergespräche persönlich stattfanden, gibt es heute:

• Video-Lebensläufe, in denen der Kandidat vorgestellt wird, was das Profil vervollständigt und attraktiver macht;
• Killerfragen, d.h. schriftliche Multiple-Choice-Fragebögen, bei denen der Personalverantwortliche die Frage stellt, eine Reihe von Antworten vorgibt und die Antwortzeit sowie eine Punktzahl für die automatische Sortierung der Bewerber festlegt, wobei der beste Bewerber sofort markiert wird;
• Automatisierte, zeitversetzte Video-Interviews, um bereits weniger geeignete Bewerber auszuschliessen und ein persönliches Gespräch zu vermeiden;
• Hard Skills Tests zur Bewertung technischer und beruflicher Fähigkeiten (z. B. Sprachkompetenzen, Microsoft-Office-Kenntnisse);
• Soft Skills Tests, d.h. Eignungstests, die Aufschluss darüber geben, ob ein Profil für die angebotene Stelle geeignet ist.

Arca24 integriert diese Tools in Ngage, um eine 360-Grad-Beurteilung der Kandidaten anzubieten, die mit dem Kunden geteilt werden kann, wodurch das Niveau des Engagements mit dem Kunden und dem Kandidaten gleichzeitig hochgehalten wird. Ausserdem kann der Personalverantwortliche durch die von der Maschine durchgeführten “(Vor)-Gespräche” mit den Bewerbern die Zeit bis zur Einstellung eines bestimmten Bewerbers verkürzen.

Um auf das Thema des Austauschs mit dem Kunden zurückzukommen, hat Arca zwei in seine Software für Personaldienstleister integrierte Tools entwickelt:

• die Freigabe, die schnelle Weitergabe des gesamten Profils des Kandidaten mit Lebenslauf und angehängten Bewertungen über E-Mail-Links;
• das Dossier, eine Präsentation einzelner Kandidaten oder mehrerer Profile, die an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann, indem Testergebnisse oder Video-Interviews hinzugefügt werden, wobei es dem Personalberater überlassen bleibt, ob er die Kontaktdaten des Bewerbers verfügbar hält oder verbirgt. Das Dossier kann dem Kunden auch per E-Mail über einen Link übermittelt werden.

In beiden Fällen kann der Kunde, der das Profil erhält, direkt über den Link seinen Kommentar abgeben, ohne dass ein reservierter Bereich in der Software vorhanden sein muss, der Absender wird sofort benachrichtigt und der Kommentar wird automatisch im Kandidatenprofil gespeichert und mit dem betreffenden Vorgang verknüpft. Es ist kein Anruf oder weiterer Kontakt mit dem Kunden erforderlich; der Prozess wird verkürzt und die Auswahlliste wird schnell erreicht. Nicht zuletzt bleiben in der Software Ngage alle Dossiers als Historie für den Kunden in seinem persönlichen Bereich verfügbar, einem privaten Bereich, zu dem der Personalberater ihm mit einem Klick Zugangsdaten geben kann, wodurch er besser informiert und in den Auswahlprozess einbezogen wird.

Die Einführung eines benutzerfreundlichen Front-Office-Moduls mit integrierten Auswahltools vereinfacht, optimiert und verfolgt die tägliche Arbeit: Die Maschine spart Arbeit mit geringem Mehrwert und ermöglicht Personalberatern, sich auf den “menschlichen” Teil der Arbeit zu konzentrieren, auf eine schnelle und vor allem qualitative Auswahltätigkeit.

Einige Daten zeigen, dass immer mehr Fachleute des Sektors diese Entscheidung getroffen haben und treffen. Eine Ende 2021 bei 46 europäischen Personaldienstleistern durchgeführte Umfrage der SIA, einer kalifornischen Vereinigung von Analysten der Personaldienstleistungsbranche, ergab, dass in den folgenden 12 Monaten zwischen 70 und 80% dieser Unternehmen integrierte HR-Tools, Automatisierungswerkzeuge für Kandidatensuche, die Veröffentlichung von Stellenangeboten im Internet und Kompetenztests mit einem sehr hohen Prozentsatz zwischen 90 und 100% einsetzen würden. Mehr als 50% der Befragten gaben an, für 95% ihres Tagesgeschäfts Front-Office-Software zu verwenden, was auf einen deutlichen Anstieg im laufenden Jahr 2022 hindeutet, und zwar auf Kosten von weniger modernen Tools und traditionelleren Methoden.

Über Arca24

Arca24 ist eine HR Tech Factory, die sich auf die Entwicklung von Cloud-Software für den Personalbereich spezialisiert hat.

Referenzprodukt

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage vereint in einem einzigen Tool Funktionen und Vorteile, die wir auf dem Markt häufig finden: ATS für die Personalauswahl, CRM für das Kundenmanagement und Verwaltungssoftware für die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Verträgen, Rechnungen und Gehältern.

Talentum – Bewerbermanagement Software

Talentum ist eine vollständige und intuitive End-to-End-Lösung, mit der die Personalabteilung die Belegschaft während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters (von der Suche und Anstellung bis hin zum Onboarding der ausgewählten Kandidaten) erwerben, verwalten und optimieren kann.

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