¿Qué es el front-office?

Novedades | 13.09.2022

Las agencias de empleo están sometidas a una presión cada vez mayor para contratar al candidato adecuado, en el momento adecuado y para el puesto adecuado, en un plazo cada vez más corto y completando la adquisición de talento de calidad. Para cumplir esta misión, ahora más que nunca, es crucial que cuenten con herramientas digitales de “front-office” de última generación, accesibles en la nube y basadas en la inteligencia artificial, diseñadas por empresas de TI especializadas en RRHH.

Un módulo front-office se define como un conjunto de herramientas de RRHH que permite: una página de carreras para la atracción de talentos, la preselección y análisis de los CVs entrantes, las entrevistas a distancia para la preselección de candidatos y la colocación, o contratación, del perfil adecuado en el cliente.

El primer componente del front-office es, sin duda, la página de carreras, o “Trabaja con nosotros”. Esta debe contener:

1. una sección con la lista de ofertas de empleo, fácilmente filtradas, geolocalizadas, indexadas por Google, republicadas a través de herramientas de multiposting por el reclutador y compartible en redes sociales por los candidatos, para atraer cada vez más perfiles “activos” en la búsqueda de empleo;
2. un formulario de solicitud espontanea para los candidatos “pasivos”, en el que no se les pide que describan su perfil textualmente, sino que se limitan a rellenar unos menús desplegables divididos en unos pocos apartados distintos (datos personales, experiencia laboral y aceptación de la privacidad) y a cargar su CV en varios formatos disponibles (analizados después por un motor semántico automático de preselección), lo que permite obtener perfiles completos desde el momento de la adquisición y, al mismo tiempo, se estructura en un único paso de registro, para aumentar la tasa de conversión;
3. un área personal en la que, además del reclutador, el candidato puede acceder para gestionar su CV y su perfil de forma autónoma, con el fin de mantenerlo siempre actualizado y mantenerse informado de los procesos de selección y de los puestos publicados por los reclutadores.

Al mismo tiempo, la página de carreras, tal y como propone Ngage, ATS y CRM para las agencias de selección y las ETT de Arca24, debe estar totalmente integrada dentro del sitio corporativo y tener como objetivo estratégico el refuerzo del employer branding: una página en la que se pueda describir el entorno laboral propuesto y hacerlo con textos y gráficos coherentes con el resto del sitio, crea engagement y atrae a los candidatos más exigentes, a menudo los pasivos, que son más difíciles de conquistar. Dado que los candidatos pasivos de hoy pueden ser activos mañana, si la reserva de talento de la empresa se nutre desde el principio, el tiempo total de contratación también puede reducirse.

Además de una página de empleo atractiva y eficaz, es fundamental utilizar herramientas para filtrar automáticamente los CV y clasificar a los candidatos más adecuados. Para cualquier puesto de trabajo vacante, sea cual sea la función que se contrate, el tamaño de la empresa o el cliente para el que se coloque el perfil, los requisitos principales son siempre la distancia al lugar de trabajo y las aptitudes profesionales del candidato.

Las modalidades cambian, pero el gran número de currículos entre los que elegir los mejores y los múltiples pasos de selección son retos comunes que pueden ralentizar y complicar el proceso, si se lleva a cabo de forma tradicional y manual. Para que la preselección sea rápida y exitosa, es imprescindible contar con un motor semántico basado en inteligencia artificial, como el desarrollado por el equipo de Arca24: el motor lee el texto del anuncio de empleo (título y descripción), extrae los títulos y competencias profesionales requeridos y devuelve etiquetas útiles que se comparan con las identificadas en los CV de la base de datos. En ambos casos, realiza un análisis lógico del texto y asocia título profesional y competencia/tarea realizada (por ejemplo, si lee “gestión de facturas”, atribuye la etiqueta “contable”).

La búsqueda semántica funciona en combinación con la búsqueda de texto completo, es decir, por palabra exacta, pero ofrece un valor añadido: un verdadero análisis de conceptos, específicamente verticalizado en el mundo del trabajo y para cada sector laboral individual, con una biblioteca de unos 1480 títulos de trabajo y más de 20000 competencias profesionales. A partir de esta clasificación, así como por distancia en base a la geolocalización, los candidatos se ordenan por porcentaje de compatibilidad en la oferta de trabajo de forma totalmente automática, ahorrando al reclutador tener que leer todos los CVs entrantes, y no sólo eso: excluye a los candidatos totalmente inadecuados e incluye en el proceso todos los CVs de la reserva de talento, para poder proponerse incluso a los candidatos definidos como pasivos y llegar a ellos antes que a la competencia. Además, la herramienta de análisis y comparación de CV de Arca24 cruza los anuncios de empleo y los CV en 7 idiomas diferentes.

Después de la fase de preselección, las herramientas avanzadas de front-office permiten una selección real sin pérdida de tiempo. Mientras que antes todas las pruebas y entrevistas a los candidatos se realizaban en persona, hoy en día existen:

• vídeos de presentación del candidato, que completan el perfil y lo hacen más atractivo;
• cuestionarios escritos de opción múltiple en los que el responsable de la contratación establece la pregunta, proporciona una serie de respuestas y fija el tiempo de respuesta, así como una puntuación para la clasificación automática de los candidatos, en la que se marca inmediatamente el mejor;
• entrevistas en vídeo automatizadas y en diferido para excluir a los candidatos menos adecuados y evitar una entrevista en persona;
• pruebas de competencias duras para evaluar las competencias técnicas y profesionales (por ejemplo, pruebas de idiomas, de Microsoft Office);
• pruebas de habilidades blandas para evaluar el perfil psicológico y aptitudinal, indicativo de la adecuación de un perfil al puesto de trabajo ofertado.

Arca24 integra estas herramientas en Ngage para ofrecer una evaluación de candidatos de 360 grados que puede ser compartida con el cliente, lo que mantiene el nivel de compromiso con el cliente y el candidato al mismo tiempo. Además, la “(pre)-entrevista” de candidatos realizada por la máquina permite al reclutador reducir el tiempo de contratación de una determinada selección.

Volviendo al tema de compartir información con el cliente, Arca ha ideado dos herramientas integradas en su software para las agencias de empleo y las ETT:

• la función “Compartir”, para compartir rápidamente el perfil completo del candidato con su CV y las evaluaciones adjuntas, a través de enlaces de correo electrónico;
• el “Expediente”, una presentación de candidatos individuales o múltiples perfiles personalizables según las necesidades del cliente con la adición de los resultados de las pruebas o las entrevistas en vídeo, lo que deja al reclutador la libertad de decidir si quiere mantener los datos de contacto del candidato en claro u ocultos. El expediente también puede compartirse con el cliente por correo electrónico mediante un enlace.
  En ambos casos, el cliente que recibe el perfil puede hacer un comentario directamente a través del enlace, sin necesidad de tener un área reservada en el software, el remitente recibe una notificación inmediata y el comentario se guarda automáticamente en el perfil del candidato, vinculado al proceso en cuestión. No habrá necesidad de una llamada telefónica ni de más contactos con el cliente, el proceso se acortará y se llegará rápidamente a la lista de candidatos preseleccionados. Por último, pero no menos importante, en el software Ngage de Arca24, todos los expedientes quedarán como un historial a disposición del cliente dentro de su área personal, un área privada a la que el reclutador puede proporcionarle credenciales de acceso con un solo clic, haciéndolo más informado e involucrado en el proceso de selección.
  La adopción de un módulo de front-office fácil de usar con herramientas de selección integradas simplifica y optimiza el trabajo diario: la máquina ahorra trabajo de bajo valor añadido y permite al reclutador concentrarse en la parte “humana” del trabajo, en una actividad de selección rápida y sobre todo cualitativa.
  Algunos datos muestran que cada vez más especialistas RRHH han hecho y hacen esta elección. En apoyo de este tema, una encuesta de la SIA, una asociación californiana de analistas del sector de la colocación de personal, realizada a 46 agencias europeas de colocación al final de 2021, informó de que, en los 12 meses siguientes, entre el 70% y el 80% de ellas habrían utilizado herramientas integradas de RRHH, herramientas de automatización de la contratación, la publicación de puestos de trabajo en línea y pruebas de aptitudes con un porcentaje muy elevado de entre el 90% y el 100%. Sencillamente, más del 50% habría utilizado software de front-office para el 95% de su actividad diaria, lo que sugiere un aumento significativo en el año actual 2022, a expensas de herramientas menos vanguardistas y métodos más tradicionales.

Quienes somos

Arca24 es una HR Tech Factory especializada en el desarrollo de software en la nube para el sector de recursos humanos.

Producto de referencia

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage combina en una sola herramienta características y beneficios que en el mercado a menudo se dividen en: ATS para selección de personal, CRM para gestión de clientes y software administrativo para la creación de presupuestos y contratos, facturas y salarios.

Talentum – Talent Management Software

Talentum es una solución end-to-end completa e intuitiva que permite al departamento de RR.HH. adquirir, gestionar y optimizar la fuerza laboral a lo largo del ciclo de vida del empleado (desde las primeras actividades de busqueda y selección, hasta la incorporación de candidatos seleccionados) .

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