Simplification de la saisie des présences des collaborateurs
| Produits de référence | Ngage |
| Mois de mises à jour | Juin 2023 |
Table des matières
1. Quel est le problème de la gestion standard des heures de travail des employés ?
2. Comment puis-je accélérer la saisie des présences des employés ?
3. Quels sont les avantages ?
4. Comment fonctionne l’importation automatique des heures de la feuille de temps pour le prestataire de services de personnel ?
5. Comment fonctionne la WebApp 2time ?
6. Comment fonctionne 2time au sein du module “Administration” de Ngage ?
7. Décrocher après minuit
1. Quel est le problème de la gestion standard des heures de travail des employés ?
La gestion du temps des employés est souvent un sujet brûlant pour ceux qui, comme les agences de placement et leurs clients, doivent gérer cette tâche au quotidien.
Souvent, le dispositif de pointage n’est qu’un simple tableau papier que l’employeur doit remplir à la main, ce qui prend beaucoup de temps, car il est fastidieux d’utiliser la pointeuse de l’entreprise avec le badge ou la carte typique des employés.
Les données doivent ensuite être saisies dans le portail de présence en ligne afin de transmettre l’ensemble de la feuille de temps à l’agence de placement.
Pour gérer la saisie de ce flux de données, le module administratif de Ngage, Applicant Tracking System et logiciel CRM d’Arca24, propose un espace dédié à la gestion du temps.
Le remplissage de la feuille de temps peut se faire comme suit :
- l’utilisateur (l’agence de placement) est le seul à pouvoir saisir les heures supplémentaires et les indemnités journalières ;
- la saisie peut être effectuée par la personne de contact du client dans son espace privé ;
- la saisie peut être effectuée par l’employé dans son espace privé et doit être approuvée par l’employeur, également via la WebApp 2time.
En début d’année, un processus automatique met à jour la saisie des temps avec la date des jours fériés fixes et variables, paramétrés avec tous les jours fériés cantonaux, fédéraux et locaux. Les jours fériés peuvent également être modifiés via le menu déroulant.
2. Comment puis-je accélérer la saisie des présences des employés ?
Après réception des feuilles de présence papier, ce processus est généralement effectué manuellement par l’interlocuteur du service du personnel pour chaque candidat.
Pour accélérer ce processus, le module d’administration de notre logiciel pour les agences de placement offre deux possibilités :
- pour l’agence de placement, l’importation automatique d’un fichier .csv pré-rempli par le client contenant les feuilles de temps des employés ;
- pour les employés, la WebApp 2time, une application web progressive (PWA) pour la gestion des feuilles de temps, qui permet aux employés de “pointer” d’un simple clic.
3. Quels sont les avantages ? ?
Le principal avantage est le gain de temps pour le prestataire de services RH, qui ne doit plus saisir les heures à la main pour chaque travailleur, mais qui peut trouver toutes les fiches de temps des travailleurs dans le système d’un simple clic.
Il simplifie également le travail de l’employé qui ne doit plus se rendre dans la filiale pour remettre les fiches d’heures.
Ces deux systèmes automatisés permettent de composer automatiquement la feuille d’heures avec toutes les heures entrantes et sortantes du travailleur.
4. Comment fonctionne l’importation automatique des heures de la feuille de temps pour le prestataire de services de personnel ?
Dans la section Exportation/Importation, un fichier .csv prédéfini est mis à la disposition des prestataires de services de personnel qui peuvent l’envoyer à l’entreprise cliente afin d’accélérer la saisie des heures de travail.
Le client est invité à saisir les heures conformément à la structure du fichier prédéfini, qui contient le code du travailleur, l’heure d’entrée et de sortie et la durée de la journée de travail.
Une fois le fichier créé, l’interlocuteur de l’agence de placement peut importer automatiquement toutes les heures de la feuille de temps en utilisant simplement la commande “Importer à partir du timesheet”.
5. Comment fonctionne la WebApp 2time ?
2time est une application web avancée qui permet aux travailleurs de s’inscrire facilement et immédiatement.
L’application est dotée d’un système de géolocalisation pour vérifier la position de la personne qui, dès qu’elle arrive sur son lieu de travail, n’a plus qu’à lancer l’application et à pointer. Il en va de même lorsqu’elle quitte son lieu de travail.
La grande différence avec leurs cousines, les applications mobiles, réside dans le fait que les PWA ne peuvent pas être téléchargées à partir des stores habituels, mais à partir d’un site web.
La deuxième grande différence est qu’elles ne nécessitent pas de véritable phase d’installation et n’occupent donc que très peu de place dans la mémoire du smartphone, mais apparaissent visuellement comme l’une des nombreuses icônes d’application déjà présentes sur nos téléphones portables.
La troisième particularité est sa capacité à fonctionner hors ligne (une fonction correctement appelée Service Worker), en enregistrant les données et les heures d’entrée et de sortie de l’employé et en les transmettant au système cloud dès que la connexion de données est rétablie, afin de garantir une synchronisation parfaite du système.
6. Comment fonctionne 2time au sein du module “Administration” de Ngage ?
Employé :
Dans son espace privé, le collaborateur peut télécharger 2Time sur son smartphone et commencer immédiatement à saisir les entrées/sorties et les éventuelles absences, à consulter les saisies de temps précédentes et à ajouter un commentaire visible à la fois pour l’agence de placement et pour l’entreprise cliente.
Interlocuteur au sein de l’entreprise :
Directement dans la section Gestion des temps et des présences de votre espace privé, vous pouvez consulter et approuver la présence de vos collaborateurs ou ajouter des équipes manquantes, écrire des commentaires utiles à la personne de contact de l’agence et modifier le nombre d’heures quotidiennes.
Contact de l’agence de placement :
Dans la section Gestion des présences du module « Administration » du logiciel Ngage, vous pouvez consulter et approuver les fiches d’heures saisies par l’employé ou la personne de contact de l’entreprise, ainsi que les commentaires faits par l’un ou l’autre sur chaque jour.
À propos de nous
Arca24 est une HR Tech Factory spécialisée dans le développement de logiciels cloud pour le secteur des ressources humaines.
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