Présentation numérique de la short list des candidats

Short list | ATS

Table des matières

1. Les avantages d’une short list numérisée
2. Quelles sont les informations que nous pouvons partager avec le client ?
3. Lettre de présentation du candidat dans le Dossier
4. Afficher les documents dans le dossier
5. Sélection des tests d’évaluation à envoyer
6. Retour d’information sur l’affichage du dossier

1. Les avantages d’une short list numérisée

Qu’il s’agisse d’une agence d’emploi ou d’une société de headhunting, pour effectuer une sélection de candidats rapide et efficace avec le but de présenter un éventail final de profils au client, le recruteur a absolument besoin d’un outil numérique.
Dans notre logiciel Ngage, ATS et CRM pour les agences d’emploi, cet outil s’appelle “Dossier”. Il s’agit d’une fonctionnalité intégrée dans le logiciel, qui permet, lors de la création d’une short list, de réaliser une présentation de chaque candidat ou de plusieurs candidats qui peut être montrée au client. Cette fonctionnalité peut être personnalisée en fonction des besoins du client, de façon que le recruteur puisse choisir si les données personnelles des candidats doivent être visibles ou censurées.
En pratique, au fils des années, le dossier du logiciel Arca24 est devenu un outil complet avec toute une série de particularités :

1. Il permet d’obtenir une présentation du candidat à 360 degrés : le recruter peut joindre le CV, mais aussi d’autres documents utiles pour l’évaluation, tels que la lettre de motivation, les tests sur les compétences techniques et comportementales, les CV vidéo et les entretiens vidéo en différé. Le recruteur peut aussi exprimer son opinion sur le candidat en laissant un feedback dans des sections textuelles spécifiques. Le recruteur a donc à disposition un formulaire d’évaluation riche, qui n’est pas un formulaire “rigide”, mais un fichier avec tout l’historique du candidat, lui permettant pas seulement de visualiser le profil professionnel du candidat, mais aussi son profil personnel et psychologique ;
2. Il est complètement numérique, car il permet d’envoyer des profils évalués à travers un lien par courriel. En effet, les fichiers Word ou PDF peuvent être lourds joints à un e-mail ou à télécharger, alors que le lien redirige automatiquement le client vers le dossier, sans autre démarche. Il est en outre conforme aux règles RGPD, puisqu’il ne sera plus disponible lors de la suppression du profil du candidat de la base des données.
3. Dans le même envoi, il est possible d’inclure plusieurs liens à partager avec le client en optimisant le temps ;
4. Le dossier dans Ngage est partageable en un seul clic avec n’importe qui dans l’entreprise, même avec des destinataires externes – il suffit de saisir l’adresse email du destinataire. Il n’est pas donc nécessaire d’accéder au logiciel pour visualiser le contenu du dossier, ce qui va accélérer le processus ;
5. Le client peut laisser un feedback sur le candidat dans une section textuelle dans le dossier, il n’a pas besoin ni de répondre au courriel ni de téléphoner au recruteur. Il peut rapidement commenter les profils et son commentaire sera sauvegardé automatiquement sur la fiche du candidat et du client, qui sera relié au processus de recrutement en cause, alors que le recruteur sera notifié tout de suite par courriel ;
6. Tous les dossiers resteront disponibles pour le client en tant qu’historique dans son espace personnel, le recruteur peut transmettre les identifiants de connexion directement depuis Ngage en un clic ;
7. Enfin, le dossier dans le logiciel Ngage peut être personnalisé et configuré selon les besoins, tout en permettant plusieurs combinaisons grâce aux fonctionnalités spécifiques intégrées.

2. Quelles sont les informations que nous pouvons partager avec le client ?

Le recruteur peut montrer au client le CV original, mais en version image, avec les données personnelles et les informations de contact visibles, lors d’un rapport spécial avec le client, ou avec les données et les informations censurées, lors d’un rapport en tant qu’intermédiaire entre client et candidat.
Si vous choisissez de ne pas montrer les données personnelles, l’image du CV sera affichée avec les données personnelles obscurcies. Alors que si vous décidez de montrer les données, le CV sera complètement en clair.
L’image du CV peut être modifiée selon le modèle “Paint” : il est possible de censurer des sections différentes selon ses besoins ; il donc est possible de montrer au référent la version originale du CV, mais en cachant exclusivement les données que vous décidez de ne pas montrer. Enfin, il est possible de montrer le CV original décomposé et analysé par le parseur, un système Arca24 de parsing du CV intégré et multilingue. Le CV sera décomposé dans les sections suivantes : données personnelles, expérience, formation, langues et autres compétences. Cette fonctionnalité permet au client d’identifier très rapidement les parties qui les intéressent.

Donc en résumé, il est possible de :

• Montrer le CV original téléchargé par le candidat (sélectionner “Afficher le CV original” et “Utiliser le fichier original”) ;
• Montrer le CV analysé par le parseur et la version originale (sélectionner “Afficher le CV original”) ;
• Montrer le CV avec les données censurées (sélectionner “Cacher les données personnelles” et “Afficher le CV original”) ;
• Montrer le CV avec les données personnelles censurées avec la possibilité de modifier le CV avant l’envoi (sélectionner “Cacher les données personnelles”, “Afficher le CV original” et “Modifier le dossier”) ;
• Monter le CV analysé grâce au parseur avec la possibilité de le modifier avant l’envoi (sélectionner “Afficher le CV original” et “Modifier le dossier”).

Résultat : Le dossier est un outil pratique et complet pour la gestion des processus RH, une fonctionnalité constamment améliorée et toujours en devenir, même à la suite de demandes de clients actifs, ce qui rend Ngage un logiciel toujours à l’avant-garde dans le domaine RH.

À propos de nous

Arca24 est une HR Tech Factory spécialisée dans le développement de logiciels cloud pour le secteur des ressources humaines.

Produits de référence

Ngage – Logiciel pour les cabinets de recrutement

Ngage, Applicant Tracking System et CRM: recrutement, gestion de personnel; talent acquisition tools et logiciel paie pour pour cabinets de recrutement et agences d’intérim.