Staffing Agency | 09.04.2020

Le logiciel de gestion est un outil fondamental pour les cabinets de recrutement et les agences d’intérim. Contrairement à l’impact qu’un logiciel de gestion des candidatures peut avoir sur les départements RH des autres entreprises, qui ne représente qu’un des logiciels RH de tout l’écosystème de l’entreprise, le logiciel pour les agences de placement représente une partie importante de l’activité principale.

Il y a deux types de Staffing Agency Software:

1. Opérationnels, c’est-à-dire des logiciels qui couvrent la partie concernant la recherche, la sélection et l’envoi de la short-list de candidats au client ;
2. Administratifs, c’est-à-dire des logiciels qui concernent la création de devis et de contrats, la gestion du temps et la facturation. Nous ajoutons ensuite le logiciel de gestion de la paie et le logiciel de comptabilité, qui reste en dehors du processus de base de l’entreprise.

Il en ressort que la plupart des entreprises les plus numérisées doivent s’appuyer sur au moins 3 logiciels différents pour couvrir l’ensemble de l’écosystème de travail.

Une question qui crée des problèmes en termes d’efficacité : souvent, les logiciels ne sont pas intégrés, ils ne communiquent pas entre eux. Le risque est de dupliquer les activités de saisie des données. Cependant, tous les problèmes ne sont pas faciles à comprendre et à identifier, certains sont moins immédiats, comme la synchronisation des données.

Même lorsque deux systèmes communiquent, ce n’est pas nécessairement de façon optimale, bidirectionnelle. Le risque est d’avoir le même candidat ou le même client dans la base de données, mais avec des données différentes, contradictoires ou même manquantes.
La seule solution est un logiciel tout-en-un conçu et développé pour les cabinets de recrutement et les agences d’intérim.

Certains acteurs locaux proposent plusieurs services au sein d’une même solution, mais ces services ne couvrent pas efficacement toutes les phases du processus. Ou bien des acteurs internationaux sont en mesure de garantir une couverture complète de toute la partie opérationnelle, c’est-à-dire de la gestion des candidatures et de la relation client, mais leurs produits n’incluent pas la gestion des salariés avec le feuille de temps et la facturation.

Module « multi-pays » de gestion des salariés

L’élaboration d’un module administratif peut être très compliquée car il doit respecter des lois spécifiques concernant les cotisations de sécurité sociale, les impôts et la rémunération du travailleur. Le résultat final est que même le plus grand acteur est confronté à d’importantes contraintes structurelles et il est contraint de faire des choix stratégiques. Souvent, l’élaboration de ce type de module penche vers le pays dominant, en termes d’agences et/ou en termes de chiffre d’affaires, au détriment des autres pays.
Il est très difficile, voire presque impossible, de trouver un éditeur de logiciels capable de construire et de gérer le module administratif (back-office) pour plus d’un pays.

L’administration avec Arca24

L’équipe d’Arca24 est composée de professionnels du marché des agences de placement, qui mettent quotidiennement leur expérience au service de nouveaux développements.
Ngage, un logiciel qui comprend un module de recrutement avec un système intégré basé sur l’IA qui permet un classement automatique des candidats, un CRM, un agenda pour le suivi complet des informations et un système de reporting pour la sélection et les KPI commerciaux, est né de la collaboration entre nos départements, celui opérationnel et celui productif.
Ensuite, des modules intégratifs ont été mis en place dans Ngage pour maximiser l’efficacité et l’efficience du logiciel. La Suisse a été le premier pays auquel nous avons proposé notre système : nous n’avons pas développé la facturation mais à présent nous avons développé la création des certificats (et pour cela nous avons obtenu la certification Swissdec).
En Suisse nos clients peuvent gérer l’ensemble des processus, du recrutement aux salaires, de la gestion de la relation client à la facturation, avec une solution tout-en-un.
Le deuxième pays auquel nous nous sommes consacrés est l’Italie, qui possède l’un des systèmes administratifs les plus complexes au monde. Aujourd’hui, le module devis et factures pour le marché italien est disponible.
Récemment, grâce à l’expérience acquise, nous avons commencé à construire le module devis – contrats – heures et facturation pour le marché américain. En parallèle, nous développons un système qui peut être utilisé dans de nombreux autres pays, en particulier dans les pays anglo-saxons, grâce à une logique globale.

Ngage vise à devenir le seul véritable logiciel de gestion du personnel tout-en-un pour de nombreux pays.