Smart Working e telelavoro sono pratiche ormai consolidate nella quotidianità di molte aziende, ma mai come negli ultimi giorni la possibilità di collegarsi e collaborare con il proprio team da remoto ha assunto valore e importanza, a causa dello stato di emergenza in cui ci troviamo per l’epidemia del Coronavirus.

Non è il nostro ambito di competenza e non vogliamo entrare nel merito di questioni epidemiologiche; la nostra è una riflessione che riguarda l’impatto reale che una situazione contingente – come quella che stiamo vivendo nelle ultime ore – possa incidere sul nostro modo di lavorare.
Oggi più che mai, il reparto HR diventa il vero protagonista della gestione organizzativa.

Nelle prossime ore potremmo trovarci nella condizione di dover lavorare da casa e, inevitabilmente, alcune domande sorgono spontanee: siamo pronti per farlo? Abbiamo gli strumenti necessari? Saremo in grado di minimizzare la perdita di produttività? Saremo in grado di non perdere l’aspetto comunicativo interno su cui si basano le imprese?

Facciamo un passo indietro..

All’atto pratico lo Smart Working che conosciamo – e che molte aziende oggi promuovono – viene assimilato a un benefit aziendale e non identificato come tassello di una strategia di People Management più ampia. Studi comprovati dimostrano che lavorare a turno da casa – qualche giorno al mese – non ha un impatto negativo sulle prestazioni aziendali ma, al contrario, aumenta il benessere e il coinvolgimento delle sue persone e, inevitabilmente, la loro produttività.

Un nuovo modo di lavorare “smart” e “agile”; una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Lo Smart Working è basato sull’assenza di vincoli orari o spaziali e richiede un’organizzazione per fasi e obiettivi, che vengono definiti tra dipendente e datore di lavoro. È una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività: senza confini di spazio e tempo, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, uno spazio personale che stimola la creatività del singolo.

Il nostro punto di vista in merito

Anche noi in Arca24 promuoviamo pratiche di Smart Working per tutte le nostre divisioni: dal team IT all’area Sales, dall’ufficio Legal al reparto HR.
Oggi come voi ci troviamo però ad affrontare una situazione nuova e diversa: aziende intere si trovano a dover fare uno Smart Working forzato – con tutta probabilità – per giorni continuativi.
Il rischio più grande è quello di non essere pronti, di perdere quel flusso di informazioni e comunicazioni che quotidianamente viene gestito all’interno dell’organizzazione.
Utilizzare strumenti adeguati è al momento l’unica soluzione disponibile per minimizzare la perdita d’efficienza delle imprese.
In un momento contingente e molto delicato, aspetti che potevano essere fonte di perplessità e potenziali rischi possono trasformarsi in vere e proprie opportunità. Consapevoli che ogni nuova acquisizione di tecnologia richieda tempo e risorse per essere valutata e portata a terra, oggi occorre scegliere soluzioni immediate per rispondere ad una situazione contingente.

In Arca24 abbiamo deciso di accelerare l’implementazione, ad uso interno, di un software per fronteggiare l’eventuale chiusura forzosa degli uffici: Mploy Social.
Si tratta di un modulo open source che abbiamo abbinato al nostro prodotto per la gestione dei collaboratori.

I vantaggi?

– Avere a disposizione la struttura di un social network (Facebook) di cui conosciamo logiche e funzionamento;
– la possibilità di aprire un numero illimitato di pagine sulle quali condividere: informazioni relative a clienti e/o progetti in essere (interni ed esterni) e comunicazioni indirizzate a specifici dipartimenti;
– condividere documenti e attribuire task ai propri collaboratori;
– disporre di una chat integrata e un sistema di videoconferenze.

Questi sono solo alcuni dei punti di forza della nuova versione di una intranet che mette al centro l’aspetto collaborativo tra le persone ed elimina il problema di disperdere informazioni che, in questo modo, diventano patrimonio aziendale.
Nonostante Arca24 sia una società informatica – una delle categorie che più si prestano ad effettuare Smart Working – comprendiamo la necessità attuale di dover rispondere al rischio della diminuzione dell’efficacia delle organizzazioni; un rischio che, se non arginato con opportuni accorgimenti, potrebbe portare in futuro all’impiego di risorse ed energie ben maggiori di quelle necessarie oggi per adeguarsi al cambiamento in atto.
Si tratta di uno sviluppo già in programma la cui implementazione è stata accelerata dalla situazione contingente; spesso sono gli stessi problemi a creare nuove opportunità.

Se poi nulla accadrà, come in tanti speriamo, avremo comunque messo il primo mattone per una strategia di crescita e di sviluppo organizzativo in un’ottica sempre più digitale e interconnessa.