Time-to-hire: come ridurre i tempi di selezione

Talent Management | 22.05.2023

Il time-to-hire è il tempo che intercorre tra il momento in cui definiamo la necessità di acquisire un talento a quello in cui il profilo viene fisicamente assunto.

In assenza di strumenti e tecnologie a supporto, il processo di reclutamento e selezione è spesso molto lungo e impatta negativamente sia sul lavoro del recruiter (che conduce la ricerca) sia per il cliente interno (che deve risolvere un problema contingente).

Se lato recruiter la riduzione dei tempi è un problema talvolta marginale e meno impattante nel breve periodo, per il cliente interno spesso il costo diretto di selezione è n volte inferiore delle perdite generate dall’assenza di una figura professionale specifica. Non parliamo per forza di C-level, pensiamo banalmente a operai specializzati senza i quali gli impianti del manufacturing – magari a ciclo continuo – non possono funzionare.
I tempi di selezione hanno un impatto enorme sull’economia e sulla competitività delle organizzazioni.

Perché i tempi di selezione sono così lunghi?

Proviamo a spacchettare delle macro fasi e identificare per ciascuna quali sono i punti critici e come possiamo risolverli.

Primo step: pubblicazione e diffusione delle offerte di lavoro nel web

La prima piattaforma di pubblicazione deve essere inevitabilmente il nostro sito aziendale. Tutti gli studi affermano che la miglior fonte di reclutamento in termini “candidati assunti/costo sostenuto” è il sito aziendale. Il motivo? Se sto lavorando e voglio cambiare le prime ricerche saranno all’interno della mia filiera settoriale; si tratta di candidati che hanno un matching naturale.
Una volta pubblicata l’offerta sul sito, bisogna diffonderla nel web; un processo che, fatto manualmente, risulta davvero lungo e dispendioso: occorre andare sui singoli portali per il lavoro e sui canali social per ripostare l’offerta, nello stesso identico modo in cui si è fatto per il proprio sito.
Queste attività possono essere fatte simultaneamente, con pochi click, grazie all’utilizzo di multiposting software o multiposting tool integrati nel gestionale.

Secondo step: raccolta delle candidature

Raccogliere i CV in entrata sembrare un’azione banale ma spesso rappresenta l’attività più faticosa e dispendiosa, in termini di tempo e risorse. Il format di applicazione è il punto focale della nostra raccolta: l’assenza di uno strumento di raccolta delle informazioni, o la sua incompletezza, determina un incremento significativo del lavoro del recruiter. Questo perché se il format non è ben strutturato, a ogni nuovo candidato – ipotizziamo solo quelli che suscitano un primo interesse – occorrerà richiedere manualmente una serie di informazioni aggiuntive per poter procedere nella selezione.
Non meno faticoso rischia di essere il lavoro di raccolta delle informazioni dopo aver attivato un sistema di multiposting ma il tool dedicato non è completo. Un tool di multiposting efficace ha come peculiarità un sistema d’invio delle offerte e uno di ricezione dei candidati; se la fase di ricezione non è prevista o è solo parziale, i recruiter saranno costretti a visitare ogni singola piattaforma, scaricare manualmente i CV e riportali nel loro ambiente di lavoro. Stiamo parlando di un tempo incalcolabile.

Terzo step: strumenti di selezione

Il processo di selezione è composto da diverse attività – più o meno dispendiose – che coinvolgono recruiter e candidati. Analizziamone alcune:

• Test su soft e hard skills (come i test linguistici). Ormai molti recruiter stanno abbandonando i test cartacei e si stanno rivolgendo a piattaforme di testing online. Il problema è che, come nel caso del multiposting, se non vi è integrazione tra la piattaforma e il nostro Applicant system rischiamo di dover duplicare i tempi di verifica a causa della moltiplicazione di informazioni che già gestiamo.
• Video recruiting. L’utilizzo di sistemi di video interviste ha la duplice funzione ridurre la quantità di colloqui one-to-one non sempre necessari e dare la possibilità ai candidati di presentarsi nel migliore dei modi. Anche in questo caso se utilizziamo tool di video recruiting che non sono integrati nel nostro gestionale, ci troveremo a dover unire e analizzare manualmente informazioni provenienti da diverse fonti, allungando inevitabilmente i tempi di selezione.

Quarto step: valutazione

La valutazione è l’unico step qualitativo che richiede l’intervento umano; uno step a cui, purtroppo, attualmente dedichiamo molto meno tempo del necessario. Il motivo? Troppe energie vengono impiegate in lavori di data entry e di processamento delle informazioni.

Tecnologie progettate e integrate all’interno delle organizzazioni, come l’Applicant Ranking System di Arca24, possono ridurre in maniera consistente i tempi di selezione e restituire professionalità ai recruiter che potranno così dedicare più tempo al lavoro qualificante, lasciando alla macchina le attività ripetitive time-consuming a scarso valore aggiunto.

All’interno del nostro ATS è possibile infatti:

• Aggiungere un’attività: è possibile pianificare colloqui e registrare feedback.
• Inviare E-mail, multi-email o SMS: tutte le comunicazioni sono archiviate nella sezione attività.
• Iniziare chat e video chiamate: è disponibile il sistema di videocomunicazione collaborativa 2Chat che permette di avviare chat in real-time e video interviste live direttamente dal software.
• Valutare il candidato: È possibile esprimere una valutazione sul candidato direttamente all’interno della sua scheda. Il sistema mette a disposizione fino a 10 box di testo personalizzabili.
• Condividere il profilo: è possibile dare una valutazione professionale e personale e condividere la scheda del candidato con il bottone “share”. È possibile inoltre condividere la scheda del candidato anche con persone esterne all’organizzazione. Il sistema tiene traccia della condivisione e dei feedback ricevuti.
• Richiedere valutazioni multiple: è possibile aggiungere, oltre alla scheda di valutazione presente nel sistema, ulteriori schede valutative preimpostate, compilabili da diverse tipologie di valutatori.

Chi siamo

Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.

Prodotto di riferimento

Talentum – Applicant Ranking System

Talentum è una soluzione end-to-end completa e intuitiva che permette al reparto HR di acquisire, gestire e ottimizzare la forza lavoro per tutto il ciclo di vita del collaboratore (dalle prime attività di ricerca e selezione, all’onboarding dei candidati selezionati).

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