1. Vantaggi di una short list digitalizzata

Che sia in un’agenzia per il lavoro o in una società di headhunting, per una selezione di candidati rapida ed efficace e una presentazione professionale della shortlist di profili al cliente, il recruiter necessita assolutamente di uno strumento digitale.
È quello che nel nostro Ngage, software ATS e CRM per le società di staffing, si chiama “Dossier”; una funzione completa e integrata che permette, in fase di creazione della shortlist, una presentazione di candidati singoli o di profili multipli personalizzabile sulle esigenze del cliente, lasciando al recruiter la facoltà di decidere se mantenere in chiaro i dati personali e di contatto del candidato o se oscurarli.

Di fatto, negli anni il dossier del software di Arca24 è arrivato a essere un tool a tutto tondo, per una serie di particolarità:

1. Consente una presentazione a 360 gradi del candidato; il recruiter può allegare dal semplice CV a ulteriori documenti a supporto della valutazione, quali cover letter, test soft e hard skills, video CV e video colloqui in differita col candidato, esprimendo una valutazione personale e professionale del profilo all’interno di box di testo; non un form di valutazione “rigido”, un copia e incolla di informazioni reperite, ma uno schedario ricco di tutta la storia del candidato, che delinea in vari modi non solo il suo profilo professionale, ma anche personale e psicologico;
2. È completamente digitale, perché permette l’invio dei profili valutati tramite link via mail; mentre un documento word o PDF potrebbero risultare scomodi e pesanti da allegare a una mail, dovendo essere poi scaricati, il link porta direttamente il cliente al dossier, senza ulteriori passaggi, inoltre è conforme al GDPR, perché non è chiaramente più disponibile in caso di cancellazione del profilo del candidato dal database;
3. All’interno di un invio possono essere contenuti più link, per condividere col cliente più profili contemporaneamente e ottimizzare i tempi;
4. Il dossier di Ngage è condivisibile con un click con chiunque, sia con un cliente registrato in database, sia con un destinatario esterno tramite l’inserimento del suo indirizzo email, dunque non serve accedere a Ngage per visualizzarne il contenuto e questo velocizza il processo;
5. Il cliente può lasciare un feedback sul candidato all’interno di un box di testo nel dossier; non ha bisogno di rispondere a una mail o di telefonare al recruiter, può rapidamente commentare il/i profilo/i e il suo commento si salva in automatico all’interno della scheda del candidato e del cliente, linkato al processo di reclutamento in questione, mentre il recruiter è notificato immediatamente via mail;
6. Tutti i dossier rimangono come storico a disposizione del cliente all’interno della sua area personale, un’area privata a cui il recruiter può fornirgli le credenziali di accesso con un click da Ngage;
7. Il dossier di Ngage, infine, è altamente configurabile e personalizzabile al bisogno, permettendo molteplici combinazioni tramite le apposite funzioni integrate:

2. Quali informazioni è possibile condividere con il cliente?

Il recruiter può mostrare al cliente il CV originale, ma in versione immagine, con i dati personali e di contatto del candidato, in caso di relazione speciale con il cliente, o con i dati oscurati, per mantenersi come intermediario col candidato.

Nel caso in cui si sia scelto di non mostrarne i dati personali, l’immagine mostrerà il CV con i dati già appannati, nel caso invece si vogliano mostrare i dati, si visualizzerà il CV completamente in chiaro. L’immagine del CV può poi essere modificata modello “Paint”, censurando diverse sezioni in funzione delle proprie esigenze; in questo modo è possibile mostrare al referente aziendale la versione originale del CV, ma nascondendo solo i dati che non si vogliono mostrare. Per ultimo, si ha l’opportunità di mostrare il CV in originale scomposto e analizzato dal sistema integrato di parsing CV multilingua di Arca24, nelle sezioni “dati personali”, “esperienze”, “istruzione”, “lingue e altre competenze”; modalità che consente una rapida individuazione da parte del cliente di quello che gli interessa maggiormente del candidato.

Riassumendo è possibile:

• mostrare il CV originale caricato dal candidato (selezionare “Mostra il CV originale” e “Usa il file originale”)
• mostrare il CV analizzato dal parsing e la sua versione originale (selezionare “Mostra il CV originale”)
• mostrare il CV con i dati personali censurati (selezionare “Nascondi i dati personali” e “Mostra il CV originale”)
• mostrare il CV con i dati personali censurati con la possibilità di modificare il CV prima dell’invio (selezionare “Nascondi i dati personali”, “Mostra il CV originale” e “Modifica per dossier”)
• mostrare il CV analizzato con il parsing con la possibilità di modificarlo prima dell’invio (selezionare “Mostra il CV originale” e “Modifica per dossier”)

Il dossier è quindi un tool estremamente pratico e completo per la gestione dei processi HR, uno strumento costantemente ottimizzato e sempre in divenire, anche a seguito di richieste specifiche dei clienti attivi, cosa che rende Ngage un software sempre più all’avanguardia per il mondo staffing.

Autore

Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.

Prodotti di riferimento

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.