Cos’è il front-office?

Novità | 13.09.2022

Le staffing agencies sono sempre più sollecitate dalla frenesia di assumere il candidato giusto, al momento giusto e per il posto giusto, in tempi sempre più rapidi e portando a termine una talent acquisition di qualità. Per adempiere a questa missione, oggi più che mai, è fondamentale che dispongano di tool digitali di “front-office” all’avanguardia, accessibili in cloud, basati sull’intelligenza artificiale e ideati da aziende informatiche specializzate nel settore HR e dello staffing.

Si definisce front-office l’insieme di tool HR che permette: una pagina carriere per la talent attraction, lo screening e l’analisi dei CV in entrata, interviste e colloqui da remoto per la preselezione dei candidati e il collocamento, o l’assunzione, del profilo adatto presso il cliente.

La prima componente del front-office è indubbiamente la pagina carriere, o “Lavora con noi”. Questa deve contenere:

1. una sezione con la lista degli annunci di lavoro, facilmente filtrabili, geolocalizzati, indicizzati da Google, ripubblicati tramite strumenti di multiposting dal recruiter e condivisibili sui social dai candidati stessi, per attrarre sempre più profili “attivi” nella ricerca di un lavoro;
2. un formulario di autocandidatura per i candidati “passivi”, dove non viene richiesto di descrivere testualmente il proprio profilo ma semplicemente di compilare dei menu a tendina divisi in poche sezioni distinte (dati personali, esperienze di lavoro e accettazione della privacy) e di caricare il CV in vari formati disponibili (analizzato poi da un motore semantico di pre-screening automatico), che consenta di avere profili completi sin dall’acquisizione, e, allo stesso tempo, sia strutturato in un unico step di registrazione, per aumentare il tasso di conversione delle candidature;
3. una sezione login dove, oltre al recruiter, il candidato può accedere a un’area personale di gestione del suo CV e del suo profilo in autonomia, per mantenerlo sempre aggiornato e per mantenersi sempre aggiornato sui processi di selezione e sulle posizioni pubblicate dai recruiter.

Al contempo, la pagina carriere, esattamente come la propone Ngage Arca24, ATS e CRM per le società di staffing, deve essere completamente integrata all’interno del sito aziendale e avere come obiettivo strategico quello di potenziamento dell’employer branding: una pagina “tutt’uno con il sito aziendale”, dove descrivere la realtà lavorativa proposta e farlo con testi e grafiche attinenti al resto del sito, crea engagement e attrae i candidati più esigenti, spesso quelli passivi, che è più difficile conquistare. Poiché, infatti, i candidati passivi di oggi potranno essere attivi domani, se si alimenta sin da subito il talent pool aziendale anche il time-to-hire globale potrà ridursi.

Oltre a una pagina carriere attrattiva ed efficace, è fondamentale avvalersi di strumenti di screening automatico dei CV e di ranking dei candidati più adatti. Per ogni posizione lavorativa aperta, qualsiasi sia il ruolo oggetto della selezione, la propria dimensione aziendale o quella del cliente per cui si colloca il profilo, i requisiti primari sono sempre la distanza dal luogo di lavoro e le competenze professionali del candidato. Cambiano le modalità, ma la mole di CV tra cui scegliere i migliori e le molteplici fasi di selezione sono sfide comuni che possono rallentare e complicare il processo, se svolto in maniera tradizionale e manuale.

Per una preselezione rapida e di successo, è fondamentale disporre di un motore semantico basato sull’intelligenza artificiale, come quello sviluppato dal team Arca24: il motore legge il testo dell’annuncio di lavoro (titolo e descrizione), estrae i titoli e le competenze professionali richiesti e restituisce i tag utili da comparare con quelli individuati nei CV in database; infatti, contemporaneamente il sistema di lettura semantica agisce sui CV, leggendo il titolo professionale che il candidato si attribuisce in fase di candidatura e sulle competenze individuate nel resto del documento. In entrambe i casi, svolge un’analisi logica del testo e associa titolo professionale e competenza/compito svolto (es: se legge “prima nota”, attribuisce il tag “contabile”).

La ricerca semantica lavora in combinata con la ricerca full text, cioè per parola esatta, ma offre un valore aggiunto: una vera e propria analisi dei concetti, appositamente verticalizzata sul mondo del lavoro e per ogni singolo settore lavorativo, con una libreria di circa 1480 job titles e oltre 20000 competenze professionali. Sulla base di questo screening, oltre che per distanza sulla base della geolocalizzazione, i candidati vengono ordinati per percentuale di compatibilità sull’offerta di lavoro in maniera del tutto automatica, risparmiando al recruiter la lettura completa di tutti i CV entranti e non solo: esclude i candidati totalmente inadatti e include nel processo tutti i CV del talent pool, per potersi proporre anche ai candidati definiti “passivi” e raggiungerli prima della concorrenza. Inoltre, il tool di CV parsing e CV matching di Arca24 incrocia annunci di lavoro e CV in 6 lingue diverse.

Dopo la fase di preselezione, strumenti avanzati di front-office permettono una selezione vera e propria senza dispendio di tempo; se prima tutti i test e le interviste ai candidati si svolgevano di persona, oggi esistono:

• video CV, di presentazione del candidato, che completano il profilo e lo rendono più attrattivo;
• killer questions, questionari scritti a scelta multipla dove il recruiter imposta la domanda, fornisce una serie di risposte e imposta il tempo di risposta così come un punteggio per l’ordinamento automatico dei candidati, dove il migliore è subito segnalato;
• video colloqui automatizzati, in differita, per escludere già i candidati meno adatti ed evitare un colloquio in persona;
• test hard skills per la valutazione di competenze tecniche e professionali (es: test di lingua, Microsoft Office);
• test soft skills per la valutazione del profilo psicologico e attitudinale, indicativo per scoprire se un profilo è adatto alla realtà lavorativa offerta.

Arca24 integra in Ngage questi strumenti, per offrire una valutazione dei candidati a 360 gradi e condivisibile col cliente, cosa che mantiene alto il livello di engagement col cliente stesso e col candidato, allo stesso tempo. Inoltre, la “(pre)intervista” dei candidati eseguita dalla macchina permette al recruiter di ridurre il time-to-hire su una data selezione.

Ritornando al tema della condivisione col cliente, Arca ha ideato due strumenti integrati nel suo software per le staffing agencies:

• lo share, la condivisione rapida dell’intero profilo del candidato con CV e valutazioni annesse, tramite link via mail;
• il dossier, una presentazione di candidati singoli o di profili multipli personalizzabile sulle esigenze del cliente con l’aggiunta di risultati di test o video interviste, che lascia al recruiter la facoltà di decidere se mantenere in chiaro i dati di contatto del candidato o se oscurarli. Anche il dossier è condivisibile col cliente via mail tramite link.

In entrambe i casi, il cliente che riceve il profilo può esprimere un commento direttamente tramite il link, senza bisogno di avere un’area riservata nel software, il mittente ne viene subito notificato e il commento si salva automaticamente nella scheda del candidato, legato al processo in questione. Non ci sarà bisogno di nessuna telefonata o ulteriore contatto col cliente, il processo si accorcerà e si arriverà rapidamente alla shortlist. Non da ultimo, nel software Ngage Arca24, tutti i dossier rimarranno come storico a disposizione del cliente all’interno della sua area personale, un’area privata a cui il recruiter può fornirgli le credenziali di accesso con un click e che lo rende più informato e coinvolto nella selezione.

Adottare un modulo front-office agevole e con strumenti di selezione integrati semplifica, ottimizza e traccia il lavoro quotidiano: la macchina risparmia i lavori a scarso valore aggiunto e consente al recruiter di concentrarsi sulla parte “umana” del lavoro, su un’attività di selezione veloce e soprattutto qualitativa.

Alcuni dati dimostrano che sempre più specialisti del settore hanno fatto e fanno questa scelta. A supporto del tema, un’indagine della SIA, associazione californiana di analisti della staffing industry, svolta su 46 staffing agencies europee a fine 2021, ha riportato che nei 12 mesi successivi, tra il 70% e l’80% di quelle avrebbero utilizzato tool HR integrati, sourcing automation tools, la pubblicazione di jobs online e skills test con una percentuale altissima, tra il 90% e il 100%. Semplicemente, oltre il 50% avrebbe utilizzato un software per il front-office per il 95% della sua attività quotidiana, il che ha fatto pensare a un notevole incremento nell’anno 2022 in corso, a discapito di strumenti meno all’avanguardia e di metodi più tradizionali.

Chi siamo

Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.

Prodotto di riferimento

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.

Talentum – Applicant Ranking System

Talentum è una soluzione end-to-end completa e intuitiva che permette al reparto HR di acquisire, gestire e ottimizzare la forza lavoro per tutto il ciclo di vita del collaboratore (dalle prime attività di ricerca e selezione, all’onboarding dei candidati selezionati).

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