All-in-one: la scelta migliore per uno Staffing Agency Software

Staffing Agency | 09.04.2020

Il software gestionale è uno strumento fondamentale per le Agenzie Per il Lavoro. A differenza dell’impatto che un ATS, per esempio, può avere su una corporate – rappresentando solo uno dei software HR dell’intero ecosistema aziendale – il gestionale per le staffing rappresenta una parte importante del core business.

Esistono due tipologie di Staffing Agency Software:

1. operativi, cioè quelli che coprono la parte riferita alla ricerca e selezione e invio della short list al cliente;
2. amministrativi, cioè quelli che si riferiscono alla creazione di preventivi e contratti, alla gestione ore e alla fatturazione. Si aggiungono poi il software per fare i salari e quello per la contabilità (che rimane però esterno al processo di core business).

Quello che emerge è che la maggior parte delle società più digitalizzate deve affidarsi ad almeno 3 diversi software per coprire l’intero ecosistema lavorativo.
Un tema che crea problemi in termini di efficienza: spesso i software non sono integrati, non comunicano tra loro; il rischio è quello di duplicare le attività di data entry. Non tutti i problemi tuttavia sono facili da comprendere e individuare, alcuni sono meno immediati, come la sincronizzazione dei dati.
Anche quando due sistemi comunicano non è detto che lo facciano in modo ottimale, bi- direzionale. Il rischio è quello di trovarsi con lo stesso candidato o lo stesso cliente che possiede dati diversi, discordanti o addirittura mancanti.
L’unica soluzione è un software all-in-one pensato e sviluppato per il marcato delle staffing.
Alcuni player locali propongono più servizi all’interno di un’unica soluzione, non coprendo però efficacemente tutte le fasi del processo; o ancora, player internazionali sono in grado di garantire una copertura completa di tutta la parte operativa (ATS+CRM) ma non includono l’amministrazione (timesheet e fatturazione).

Moduli amministrativi multi-country

Sviluppare un modulo amministrativo può essere molto complicato perché deve sottostare alle specifiche leggi sulla contribuzione sociale, tasse e retribuzione per il lavoratore. Il risultato finale è che anche il player più grande si trova di fronte a vincoli strutturali importanti, costretto a dover fare delle scelte strategiche. Spesso si propende per il paese dominante, in termini assoluti di staffing agency a portafoglio e/o in termini di fatturato, a discapito delle altre country.
È molto difficile, se non quasi impossibile, trovare una software house capace di costruire e gestire il modulo amministrativo (back office) per più di un paese.

L’amministrazione in Arca24

Il team di Arca24 è formato da professionisti che provengono dal mercato delle staffing agency e che quotidianamente mettono la loro esperienza a supporto di nuovi sviluppi.
Dalla collaborazione tra i nostri due reparti (operativo e produttivo) è nato Ngage, un software che comprende un modulo per il recruiting (con un sistema integrato basato su AI che consente un ranking automatico dei candidati), un CRM associato, un’agenda per il tracking completo delle informazioni e un sistema di reporting per i KPI di selezione e commerciali.
Sono stati poi implementati moduli integrativi a Ngage per massimizzare efficienza ed efficacia del software. Il primo paese a cui abbiamo proposto il nostro sistema è stato la Svizzera: non siamo arrivati sino alla fatturazione ma ci siamo spinti fino alla creazione dei certificati (ottenendo la certificazione Swissdec).
In Svizzera i nostri clienti possono, con un unico software all-in-one, gestire i processi di filiera, dal recruiting ai salari, dall’amministrazione del CRM alla fatturazione.
Il secondo paese a cui ci siamo dedicati è stato l’Italia, che possiede uno tra i sistemi amministrativi più complessi al mondo. Oggi è disponibile il modulo preventivi e fatture per il mercato italiano.
Da poco, grazie all’esperienza maturata, siamo partiti con la costruzione del modulo preventivi – contratti – ore e fatturazione per il mercato US. In parallelo stiamo sviluppando un sistema che, grazie a logiche flessibili e globali, potrà essere utilizzato in molti altri paesi (soprattutto quelli anglosassoni).
Ngage ha lo scopo di diventare per tanti paesi l’unico vero all-in-one Staffing Business Software.