Cos’è il back-office?
Novità | 15.03.2024
Il concetto di back-office è da ricondurre a tutti quei processi gestionali HR che si attivano post reclutamento, a partire dall’assunzione di un candidato presso il cliente di una staffing agency.
È maggiormente collegato al settore del lavoro temporaneo, che, almeno in Europa, ha visto negli ultimi mesi una crescita a discapito del collocamento di personale fisso. Forse perché la ricerca di posti fissi risulta essere satura in alcuni paesi, tra cui la Svizzera, o a causa dei picchi di richiesta di personale a termine per la copertura delle assenze temporanee durante il periodo pandemico, le agenzie per il lavoro si apprestano a nuove sfide e necessitano di strumenti che permettano loro di organizzare meglio il lavoro e collocare personale più rapidamente.
Come per i processi di reclutamento e selezione, anche per quelli gestionali di back-office è necessario adottare un software cloud, basato sull’intelligenza artificiale, che automatizzi e semplifichi la parte più burocratica e gestionale del lavoro dell’APL: la creazione di preventivi, la gestione di contratti, l’inserimento delle ore lavorate, la fatturazione e l’erogazione dei salari.
Molti software sul mercato per la gestione dei processi del post-assunzione adempiono alle funzioni menzionate ma, molto spesso, non sono completi ed è necessario acquistare più moduli separati e inserire gli stessi dati in ognuno più volte, per arrivare a fare un contratto, una fattura, ecc.
Contrariamente, i programmi come il modulo back-office, o “amministrazione”, di Ngage, software per le società di staffing di Arca24, permettono tutto il flusso di lavoro in un unico tool, evitano molti lavori di data entry a scarso valore aggiunto, assumono e gestiscono i lavoratori “in autonomia”. Ngage back-office, nello specifico, è al 100% integrato con il modulo front-office per il reclutamento (ATS + CRM), rendendo il tool ancora più performante.
Un processo tutto in uno
Ecco le principali esigenze di una staffing agency e come dovrebbero essere soddisfatte:
- Creazione dei preventivi
Il preventivo è l’offerta che viene fatta dall’agenzia al cliente finale per cui si colloca un lavoratore, uno strumento sviluppato appositamente da Ngage, valido sia per collocamento di personale fisso sia temporaneo. Nel modulo di Ngage, si selezionano CCL e oneri sociali e, in automatico, il sistema elabora e comunica il costo totale del lavoratore. Con una semplice maschera, è possibile modificare: margine in percentuale, margine in valore assoluto, moltiplicatore e tariffa. Modificando un valore inserito, gli altri si adatteranno di conseguenza. È anche possibile confrontare le analisi del margine teorico e quello reale per monitorare l’andamento generale del business. Proprio grazie alla precompilazione di vari modelli di offerta, un solo preventivo può essere utilizzato per generare infiniti contratti, e questo risparmia l’inserimento degli stessi dati ogni volta. - Creazione dei contratti
La generazione dei contratti deve essere rapida, automatizzata e condivisa col lavoratore e con l’impresa utilizzatrice immediatamente. In Ngage, dalla scheda del candidato, selezionando il cliente, la sede e il preventivo generato e poche altre informazioni, vengono creati in automatico sia il contratto di missione sia di fornitura di personale, disponibili poi nel modulo CRM (nella scheda cliente), nel modulo ATS (nella scheda candidato) e all’interno dell’area riservata del cliente e del lavoratore che hanno un accesso autorizzato dall’agenzia. È estremamente importante che tutti gli interessati abbiano un’area personale dove visionare i documenti che li riguardano, per rendere ancora più pratico il processo e alto il livello di engagement con l’agenzia.Oltre a questo, per essere efficaci e rapidi nella gestione, l’agenzia deve poter conoscere sempre quanti sono i lavoratori temporanei attivi sul momento, dove sono allocati e se hanno contratti in scadenza; eventualmente, avvisarli facilmente del prolungamento del contratto con sistemi integrati di comunicazione, come l’SMS. - Inserimento ore
L’inserimento delle ore di lavoro può essere fatto dal consulente dell’agenzia, dal cliente finale tramite la sua area personale e dal lavoratore, solo se non si tratta di ore straordinarie. Le ore possono essere inserite mensilmente, settimanalmente o giornalmente. Dallo stesso pannello, per il consulente è possibile gestire gli acconti, creare i DTA di pagamento e inserire straordinari e ore maggiorate. Un sistema di controllo permette di verificare le ore dai vari consulenti prima di mandarle in fatturazione e di creare i salari, un alert in più per sapere fino a che punto è arrivato il lavoro dei colleghi del team e per un ulteriore controllo prima di procedere.Per la gestione delle presenze, Ngage propone al lavoratore anche la nuova app “Smart Badge”, un’app resa disponibile dall’agenzia senza passaggio da store che, con i bottoni “in” e “out” collegati a un sistema di GPS, gli consente di registrare le sue ore comodamente da smartphone; le ore sono inviate in modo automatico al sistema gestionale e sono visibili all’interno dell’area del cliente (per approvazione e verifica) e nell’area del candidato (come storico delle ore svolte). Il servizio è garantito anche quando lo smartphone è offline perché viene tenuto uno storico degli inserimenti e, una volta di nuovo online, il tracciato ore viene aggiornato in Ngage. Un’app di questo tipo evita al lavoratore di portare fisicamente il bollettino ore in agenzia e accorcia le tempistiche. - Fatturazione
Dopo avere inserito le ore di lavoro, la fattura può subito autogenerarsi, o essere creata manualmente, a scelta del consulente. In manuale è sempre possibile aggiungere righe in fattura ed effettuare delle modifiche, ma il grosso del lavoro viene svolto dal sistema. Prima della conferma, viene sempre generata una bozza di fattura per ulteriore controllo prima di proseguire allo step finale, durante il quale il sistema attribuirà la numerazione definitiva e la fattura sarà sia notificata al cliente che resa disponibile nella sua area. - Salari
L’ultimo step è l’erogazione del salario. I salari possono essere creati in qualsiasi momento in maniera flessibile, prima o dopo la fatturazione. Una volta inserite le ore, il salario è già pronto per essere fatto; anche questo si autogenera e rimane in uno stato di precompilazione prima di essere verificato dal consulente. Terminata la verifica, è possibile generare la stampa e creare il DTA per salari multipli. A scelta del consulente, il salario può essere reso immediatamente disponibile nell’area del lavoratore e notificato, per tenerlo al corrente.
Alcune funzionalità e caratteristiche extra, come quelle offerte da Ngage, possono ottimizzare ulteriormente il lavoro in agenzia e creare un valore aggiunto:
- report e KPI sulle assunzioni, analisi del margine per cliente/contratto/CCL/consulente e split del margine tra i consulenti, per il monitoraggio della performance del team e dell’agenzia;
- importazione di dati, per esempio di timesheets, da altri dispositivi, o esportazioni di dati verso software terzi, per contabilità debitori/creditori e salariale, per evitare ulteriori attività di data entry;
- gestione documentale completa di disoccupazione, assegni familiari, pignoramenti e, nel caso della Svizzera, di guadagno intermedio;
- sistema di alert e notifiche sui dati mancanti e che guidano i consulenti dell’agenzia nei procedimenti da svolgere.
Naturalmente, il modello vincente di software back-office è un tool integrato al 100% con il modulo front-office, come il caso di Ngage, che gestisce tutto il workflow dal reclutamento del candidato, lo contrattualizza, inserisce le ore lavoro e invia fattura al cliente. Evita i lavori più dispendiosi, a scarso valore aggiunto, infatti è sviluppato da professionisti HR che hanno personalmente lavorato in agenzia e ne conoscono i bisogni e le sfide quotidiane.
Proprio a questo proposito, nel Global Staffing Back Office Software Landscape 2023 di SIA, Staffing Industry Analysts (SIA), punto di riferimento globale per le soluzioni di staffing e workforce, il modulo di back-office di Ngage, dedicato alle agenzie per il lavoro e le società di selezione, è stato riconosciuto come “Sistema completo e maturo nelle sue funzionalità”.
Chi siamo
Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.
Prodotti di riferimento
Ngage – Staffing Agency Software
Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.
