1. I vantaggi di un software di back-office per una APL

L’utilizzo di un software di back office garantisce l’automazione di una serie di processi a vantaggio dei clienti, dei dipendenti e dei profitti.
I clienti potranno trarre vantaggio dalla maggiore efficacia, dai tempi di attesa ridotti e da un’esperienza più lineare e digitalizzata.
I dipendenti, invece, non dovranno più occuparsi di compiti noiosi e ridondanti che andrebbero a scapito della loro motivazione.
L’Agenzia aumenterà i profitti riducendo i costi operativi.

2. Le spese accessorie in un’Agenzia Per il Lavoro

Nell’ambito amministrativo di un’Agenzia Per il Lavoro esistono attività amministrative obbligatorie, svolte da sempre perché fondamentali, che inizialmente venivano affogate nella marginalità dei preventivi.
Ora invece queste azioni, dette spese accessorie o spese amministrative, vengono esplicitate a contratto e si tende a fatturarle a parte.

Le principali sono:

1. l’elaborazione della busta paga e l’emissione del cedolino: che comprende operazioni come la generazione del cedolino attraverso un software per le paghe, l’invio dello stesso via e-mail al candidato, ecc.
2. la raccolta e la verifica dei dati anagrafici dall’azienda utili per la fatturazione come ad esempio la partita IVA, codice SDI, codice Ateco, ecc.

3. La gestione delle spese amministrative di una APL attraverso un software di back-office

Oggi, la tecnologia supporta la gestione delle attività accessorie con sistemi di automazione che soddisfano le esigenze di controllo e velocità richieste dal mercato.

Ngage, il software Arca24 dedicato alle Agenzie Per il Lavoro, oltre all’Applicant Tracking System e al CRM, propone un modulo dedicato alla gestione del back office (preventivi, contratti, timesheet, fatture e salari) che prevede dei campi specifici per la gestione delle spese accessorie: il costo esposto in fattura per ogni cedolino e per l’apertura della pratica.
Una volta definiti gli importi, il software in automatico riporterà i valori in fattura.

Grazie ad un software di back office diventa più veloce la formulazione delle fatture al cliente, inoltre le Agenzie Per il Lavoro possono contare su un sistema di controllo ben strutturato.

4. Come viene gestita la fee fissa in caso di fatturazione margine negativo?

Nella gestione amministrativa di una APL può verificarsi un margine negativo. Per gestirlo è possibile definire una fee che scende in fattura quando si verifica la casistica corretta.

Ad esempio, se da contratto la malattia del somministrato è inclusa e il lavoratore rimane assente tutto il mese, l’APL è chiamata a pagare la malattia ma, non essendoci ore lavorate, non dovrebbe in teoria fatturare niente all’azienda, quindi la fatturazione dovrebbe andare in negativo.

Per evitare che questo accada, è stato aggiunto un automatismo all’interno del back office software: se il costo è più alto del prezzo di vendita in automatico in fattura viene caricata una riga equivalente a questo delta. In questo modo si pareggia il costo e si evita il margine negativo.
È una compensazione che tutela l’APL e le permette di rientrare dei costi.

Oltre a questo processo automatico in grado di pareggiare il prezzo con il costo che evita che l’Agenzia Per il Lavoro vada in perdita, in accordo con l’azienda, viene inserita un’ulteriore quota in modo tale che l’APL abbia sempre un margine di guadagno.

Autore

Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.

Prodotti di riferimento

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.