Come semplificare il rilevamento delle presenze dei somministrati
| Prodotti di riferimento | Ngage |
| Mese di rilascio | Giugno 2023 |
Indice dei contenuti
1. Qual è il problema della gestione standard delle presenze dei lavoratori somministrati?
2. Come velocizzare l’inserimento delle presenze dei somministrati?
3. Quali sono i vantaggi?
4. Come funziona l’import automatico delle ore dalla timesheet per l’Agenzia per il Lavoro?
5. Come funziona la WebApp 2Time?
6. Come funziona 2Time all’interno del modulo amministrativo di Ngage?
7. Timbratura oltre le 24.00
1. Qual è il problema della gestione standard delle presenze dei lavoratori somministrati?
La rilevazione delle presenze dei lavoratori temporanei è spesso un tema caldo per chi, come le Agenzia per il Lavoro e i loro clienti, deve giornalmente gestire questa incombenza.
Spesso il rilevatore delle presenze non è altro che una semplice tabella cartacea, che il datore di lavoro interinale si trova a compilare manualmente, con un elevato impiego di tempo, essendo macchinoso utilizzare, per i lavoratori temporanei, il timbratore delle presenze aziendale con il tipico badge o cartellino.
I dati vanno poi riportati all’interno del portale delle presenze online per comunicare l’intera timesheet all’Agenzia Per il Lavoro.
Per gestire l’inserimento di questo flusso di dati, il modulo amministrativo di Ngage – Applicant Tracking System e CRM software di Arca24 – offre una specifica sezione per la gestione delle presenze.
Il completamento della timesheet può essere effettuato da:
- l’employer, l’unico che può inserire gli straordinari e le indennità giornaliere
- il referente del cliente all’interno della sua Area Riservata
- il lavoratore all’interno della sua Area Riservata e deve essere approvata dall’employer o attraverso la WebApp 2Time
Ad inizio anno un processo automatico aggiorna nella timesheet la data dei giorni di festa nazionali, fissi e variabili, parametrizzati con tutte le festività cantonali e federali e locali. Le festività sono, inoltre, modificabili dal menù dei dropdown.
2. Come velocizzare l’inserimento delle presenze dei somministrati?
Solitamente questa operazione viene gestita manualmente dal referente dell’Agenzia per il Lavoro per ogni singolo candidato, una volta ricevuto il bollettino ore cartaceo.
Per velocizzarla, il modulo amministrativo del nostro software dedicato alle Agenzie Per il Lavoro offre due possibilità:
- per l’Agenzia per il Lavoro, l’importazione automatica di un file.csv precompilato dal cliente con il bollettino ore dei lavoratori
- per i somministrati, la WebApp 2Time, una progressive web application (PWA) per la gestione delle timbrature, che permette al lavoratore con un semplice click di “timbrare il cartellino”
3. Quali sono i vantaggi?
Il principale vantaggio è il risparmio di tempo per l’Agenzia Per il Lavoro che non dovrà più inserire le ore a mano per ciascun lavoratore, ma con un semplice click si ritroverà caricate all’interno del sistema tutte le timesheet delle matricole.
Si semplifica anche il lavoro del lavoratore che non è più tenuto a recarsi presso la filiale per consegnare il rapporto delle ore.
Questi due sistemi automatizzati permettono la compilazione automatica della timesheet con tutti gli orari in entrata e uscita del lavoratore.
4. Come funziona l’import automatico delle ore dalla timesheet per l’Agenzia per il Lavoro?
All’interno della sezione Esporta/Importa, è presente un file .csv predefinito messo a disposizione delle Agenzie per il Lavoro, da inviare all’azienda committente per velocizzare l’inserimento delle ore dei lavoratori.
Il committente è chiamato ad inserire le ore seguendo la struttura del file predefinito, contenente il codice del lavoratore, orario di ingresso e uscita e durata del turno di lavoro.
Una volta compilato il file, il referente dell’Agenzia Per il Lavoro potrà importare in automatico tutte le ore della timesheet semplicemente con il comando “Importa da timesheet”.
5. Come funziona la WebApp 2Time??
2Time è una progressive web application che permette al lavoratore di timbrare la sua presenza in modo semplice e immediato.
L’applicativo è dotato di geolocalizzazione per verificare la posizione della persona, la quale non appena arriva sul luogo di lavoro, non deve far altro che lanciare l’applicazione e fare “clock-in”, quindi timbrare la sua presenza. Lo stesso quando lascia il luogo del lavoro.
La grande differenza con le cugine applicazioni mobile è che le PWA non sono scaricabili dai conosciuti store, ma da un sito.
La seconda grossa diversità è che non necessitano di una vera e propria fase di installazione, e per questo occupano pochissimo spazio sulla memoria dello smartphone, ma a livello visivo appaiono come una delle tante icone delle applicazioni già presenti sui nostri telefoni cellulari.
La terza particolarità è nella loro capacità di funzionare anche offline (funzionalità correttamente chiamata service worker), registrando i dati e orari di ingresso e uscita dal lavoratore e comunicandoli al sistema cloud una volta recuperata la connessione dati per una perfetta sincronizzazione del sistema.
6. Come funziona 2Time all’interno del modulo amministrativo di Ngage?
Lavoratore:
All’interno della sua Area Riservata il lavoratore somministrato può scaricare 2Time sul suo smartphone ed iniziare subito a registrare ingresso/uscita ed eventuali assenze, visualizzare le timbrature precedenti e aggiungere un commento che sarà visibile sia all’Agenzia Per il Lavoro che all’azienda committente.
Referente dell’azienda
Direttamente nella sezione Gestione Presenze della sua Area Riservata, potrà visualizzare e approvare la presenza dei propri somministrati o aggiungere un eventuale turno mancante, scrivere commenti utili al referente dell’agenzia e modificare il monte ore giornaliero.
Referente dell’Agenzia Per il Lavoro
All’interno della sezione Gestione Presenze del modulo amministrativo del software Ngage, potrà visualizzare e approvare le timbrature registrate dal dipendente o dal referente aziendale e i commenti inseriti da entrambi sulle singole giornate.
Autore
Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.
Prodotti di riferimento
Ngage – Staffing Agency Software
Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.