L’acquisizione delle ore è un’attività fondamentale per la generazione di fatture e salari, ma di per sé rimane un’attività basica ma molto impegnativa, alla quale trovare una soluzione integrata non è mai stato facile. Negli anni siamo passati:

• dai classici rilevatori di presenze – installati presso l’impresa utilizzatrice – che però, a causa del loro costo elevato, non erano applicabili a imprese utilizzatrici con pochi lavoratori temporanei;
• ai sistemi di scansione del rapporto delle ore, che però nella maggior parte dei casi generava nuove correzioni da apportare più che reali benefici;
• all’implementazione di sistemi capaci di leggere direttamente le timbrature provenienti dai clienti (una soluzione, anche in questo caso, che si è rivelata poco efficiente quando il numero dei lavoratori temporanei era limitato e/o la durata della missione breve).

Tra le ultime novità introdotte troviamo l’utilizzo di barcode all’ingresso del posto di lavoro, ma anche in questo caso la pratica presenta limiti in fase di lettura.
Trovare una soluzione definitiva capace di ottimizzare il processo è una sfida importante, perché ridurre la quantità di tempo impiegato per la gestione delle ore è, oggi come non mai, fondamentale.

Gli Staffing Business Software più evoluti prevedono la possibilità di inserire le ore – tramite una pagina web – all’interno di aree riservate rispettivamente a candidati e clienti. È indubbiamente un passo in avanti, una nuova opportunità, ma di certo pensare che tutti i clienti siano disponibili a inserire le singole ore lavorate dei temporanei è forse aspettarsi troppo. Un ragionamento analogo può essere fatto per candidato, il cui inserimento ore deve essere verificato e approvato dal cliente prima di andare in fatturazione; un inserimento che rischia di essere ricco di errori e quindi richiede un’ulteriore lavorazione, aumentando non di poco le risorse necessarie a svolgere tale attività, a discapito dei reali benefici di processo.
Per quanto tutti questi sistemi siano un aiuto e un miglioramento rispetto al bollettino ore cartaceo, probabilmente l’unica vera soluzione (quanto meno la più funzionale) è l’utilizzo di un’App per la rilevazione delle ore lavorative, completamente integrata nel nostro Staffing Agency Software.

1. Di cosa si tratta

Stiamo parlando di uno “smart badge” che può essere installato come una normale applicazione ma che non richiedere alcun passaggio da uno store; l’integrazione infatti è resa possibile da un semplice link che l’Agenzia Per il Lavoro temporaneo può fornire ai suoi collaboratori temporanei.

L’App “smart badge” si comporterà come una normale APP: sarà riconoscibile grazie ad un’icona sullo smartphone del collaboratore con il logo dell’agenzia (per garantire un employer branding positivo).

2. Come funziona

Il funzionamento per il candidato assunto è semplice: avrà due bottoni “IN” e “OUT” collegati a un sistema di GPS che consentirà al candidato di registrare le sue ore in modo estremamente semplice ed efficace.

In questo modo moti problemi verranno risolti: le ore saranno inviate in modo automatico al sistema gestionale, e rimarranno visibili all’interno dell’area del cliente (per approvazione e verifica) e nell’area del candidato (come storico delle ore svolte).
Per rendere più efficace il rilevamento non ci saranno limitazioni rispetto ai volumi: il sistema è in grado di garantire un inserimento e una gestione funzionali anche per una missione corta, con un solo lavoratore temporaneo.
Inoltre, lo “smart badge” garantisce il servizio anche quando lo smartphone è offline. In che modo? Terrà uno storico in memoria e, una volta ripresa la linea, invierà il tracciato ore allo Staffing Agency Software.
Smart badge sarà ancor più utile nel post Covid-19 dove le agenzie dovranno necessariamente modificare il loro modo di lavorare, e non avrà più senso che il collaboratore porti fisicamente il bollettino ore in agenzia.
“Smart badge” è un’estensione che sarà disponibile da giungo; un modulo aggiuntivo, a Ngage – Staffing Agency Software – per i paesi e per i clienti che utilizzeranno anche i moduli amministrativi per la fatturazione.
Oltre a Italia e a Svizzera, da settembre il modulo “contratti, ore e fatturazione” sarà disponibile anche per il mercato US e per i mercati anglosassoni.