L’utilizzo di un software HR dedicato all’amministrazione di un’Agenzia per il Lavoro apporta sostanziali benefici economici derivanti, per esempio, da una diminuzione dei tempi di fatturazione passiva e quindi dei pagamenti, da una rinnovata gestione della contabilità, da un’immediata riconciliazione bancaria.
Con il modulo amministrazione di Ngage, HR software per le agenzie per il lavoro, si ha visibilità completa del flusso di calcolo, dalla retribuzione mensile fino alla tariffa oraria passando per il dettaglio di ogni voce retributiva e contributiva.

1. Il sistema di notifiche di un software di fatturazione per APL

Vantaggi
Prima di tutto, la mole di darti amministrativi che i recruiter devono controllare è elevata. Mancare di un sistema di reminder strutturato rischia di far cadere nel dimenticatoio attività importanti di fronte alle piccole problematiche quotidiane.

Funzionalità
Per questo motivo, Ngage offre la sezione “Alert” dedicata a ricordare le scadenze della documentazione e degli aggiornamenti dei dati suddivisa per quattro principali tipologie di aggiornamenti:

1. Dopo 6 mesi dall’avvio di un nuovo contratto, il sistema notifica se non è stata inserita la scelta per il TFR sul profilo del lavoratore.
2. Il software mostra l’elenco dei preventivi che necessitano un aggiornamento rispetto i contratti collettivi nazionali, controllo necessario prima di procedere con a fase di fatturazione. Funzione particolarmente interessante per una APL generalista, che gestisce diverse tipologie di CCNL.
3. La sezione mostra anche alert riguardanti lo stato di famiglia dei lavoratori, in particolare, il raggiungimento della maggiore età dei figli (assegni famigliari). Il sistema invita operatore di filiale a controllare i dati amministrativi del lavoratore poiché alcune detrazioni potrebbero non essere più aggiornate.
4. Il sistema segnala una notifica o per una mancanza di dati del permesso di soggiorno di un lavoratore o se il permesso di soggiorno è scaduto e da quanto. Inoltre, sulla scheda del candidato è possibile inserire la data dell’appuntamento in questura, il sistema notifica questa informazione, cosicché il recruiter sa che il lavoratore con permesso scaduto può lavorare comunque. Il questo modo il recruiter potrà semplicemente differenziare i lavoratori con permesso di lavoro scaduto, da quelli con permesso scaduto, ma che hanno già un appuntamento per il rinnovo.

2. Controllo centralizzato delle fatture

Vantaggi
Lo staffing agencies software – Ngage, all’interno del modulo dedicato alla fatturazione, offre la possibilità di avere un controllo centralizzato delle fatture, utile ad esempio al CFO dell’azienda, che in un’unica sezione può avere una overview del processo amministrativo ed effettuare un controllo sull’andamento del lavoro.

Funzionalità
I referenti del sistema che, all’interno della propria scheda, hanno attivo il flag “referente fattura” possono infatti visualizzare tutte le fatture, anche se non direttamente indirizzate a loro.
In questo modo una o più persone dell’azienda possono essere abilitate a consultare tutte le fatture.

3. Classificazione dei referenti dell’Agenzia per il Lavoro in base alle funzioni

Vantaggi
Per velocizzare il processo di compilazione dei contratti e anche per evitare errori e distrazioni, il software per APL Ngage permette la classificazione dei referenti, sulla base delle loro funzionalità e compiti.

Funzionalità
Ogni referente può essere, infatti, classificato come:

• firmatario
• responsabile sicurezza

responsabile operativo.
Questa classificazione agevola la creazione dei contratti, proponendo per ogni ruolo e processo solo i referenti idonei.
Se, ad esempio, un referente non è stato classificato come firmatario, non potrà essere selezionato per la firma di un contratto.

4. Rilevazione delle presenze semplificata per le APL

Vantaggi
ll timesheet è un registro fondamentale per raccogliere le informazioni fondamentali sulle attività svolte all’interno di un’azienda. La sua compilazione, molto spesso ancora manuale, occupa un’elevata dispersione di tempo al lavoro sia per le APL che per i loro clienti. Ngage è un software per agenzie interinali che offre diverse soluzioni per la rilevazione delle presenze dei lavoratori temporanei.

Per semplificare e velocizzare ancor più l’inserimento delle ore, è stata studiata e realizzata una visualizzazione del foglio elettronico delle presenze che permetta immediatamente al referente dell’APL di avere una overview dei soli giorni per i quali necessita inserire le ore. L’employer è, inoltre, l’unico che può inserire gli straordinari e le indennità giornaliere.

Funzionalità
All’interno della sezione Gestione presenze, l’employer può inserire, visualizzare e approvare le timbrature registrate dal dipendente o dal referente aziendale.
All’interno della timesheet di ciascun somministrato, il sistema mostra esclusivamente i giorni coperti da contratto.

5. Come un software per preventivi e contratti dedicato alle APL può velocizzare le procedure?

Tra gli scopi di un software perle Agenzie per il Lavoro, vi è certamente quello di semplificare e supportare il lavoro dei recruiter nelle attività quotidiane: dalla ricerca e selezione dei lavoratori somministrati nell’Applicant Tracking System, alla gestione dei clienti nel CRM con la creazione di preventivi e la creazione dei contratti per il cliente e il somministrato e una sezione interamente dedicata all’amministrazione con la rilevazione delle presenze fino alla fatturazione.

La gestione con un unico software HR di tutte queste fasi della vita di un’agenzia di collocamento porta ad un ulteriore vantaggio, quello di rendere disponibili informazioni già precedentemente inserite e definite in successive fasi del processo. Questo velocizza ancor più le procedure e rende più semplice e immediato il lavoro dei recruiter.
Vediamo alcune di queste facilitazioni.

Autore

Arca24 è un HR Tech Factory specializzata nello sviluppo di software cloud per il settore delle risorse umane.

Prodotti di riferimento

Ngage – Staffing Agency Software

Ngage (ATS+CRM) è un software sviluppato per il business delle Agenzie Per il Lavoro e per le società di selezione, in grado di coprire l’intero processo operativo con un’unica soluzione.