Staffing agency: come velocizzare l’onboarding del candidato

Staffing Agency | 30.03.2020

Un aspetto fondamentale per chi opera nel modo della ricerca e selezione, che si tratti di executive search o di lavoro temporaneo, è l’invio del dossier del candidato al cliente.

Tutte le attività di scouting, leading e acquisizione dei candidati sono finalizzate alla presentazione di una short list di profili al cliente. I prerequisiti per una buona short list sono: la qualità dei profili (valutata in termini di hard e soft skills dei candidati presentati), la loro compatibilità con la posizione richiesta dal cliente, e il tempo con cui essa viene inviata.

La variabile tempo nel mondo dello staffing è fondamentale.

Oggi esiste molta letteratura sul time-to-hire dei processi di selezione, i recruiter stanno introducendo la tecnologia e i software HR nei loro processi per essere più efficaci; tuttavia, si dedica ancora poca attenzione alle modalità d’invio e di presentazione dei profili (attività che rimangono poco digitalizzate).
Siamo abituati a inviare “il dossier del candidato” (un CV già esaminato che contiene le valutazioni del recruiter – solitamente un file PDF) per posta elettronica.
Si tratta di una soluzione efficace? Sicuramente è una modalità oggi ancora funzionale, tuttavia la tecnologia può portare benefici concreti anche in questa fase del processo.

Di seguito, alcune delle funzionalità del nostro Ngage – il software HR dedicato alle staffing agencies:

1. Creazione del dossier

Non occorre riscrivere il CV dei profili e apportarvi manualmente modifiche e valutazioni. Il nostro staffing software consente – all’interno della scheda di ciascun candidato – di selezionare la voce “crea dossier”; il sistema aprirà un configuratore dove il recruiter può inserire le proprie valutazioni professionali (e personali) e scegliere come strutturare il documento da un punto di vista contenutistico. È infatti possibile determinare quali campi rendere visibili al cliente: foto, video interviste, test di lingue e su soft skills ed eventuali allegati (es. certificati). In pochi click è possibile creare un dossier molto più completo di quello che avrei realizzato manualmente con un file word trasformato in PDF.

2. Invio del dossier

L’invio viene fatto direttamente dal software, richiamando dal CRM il cliente destinatario. In un’unica email (graficamente coordinata con il brand della staffing agency) sono presenti – oltre al testo – dei link, uno per ogni singolo candidato.

3. Ricezione del dossier

La ricezione è immediata e non richiede l’apertura di un documento: con un semplice click sul link ricevuto, il cliente potrà visualizzare il profilo del candidato. Un token sicuro permette di valutare i profili proposti per l’onboarding da qualunque dispositivo, in modo semplice e rapido. Il grande vantaggio non è solo la velocità ma la qualità del dato che forniamo al cliente. Il link riporta a una pagina web che, per sua natura, contiene molte più informazioni rispetto a un file assimilabile al cartaceo. Poter condividere in un unico link test e video fornisce al cliente maggiori elementi per valutare con cura la sua decisione e di conseguenza lo rende più contento del lavoro svolto dal recruiter.

4. Visualizzazione del dossier

Cliccando sul link, si viene rimandati (tramite un autologin) alla propria area personale. Ogni cliente in Ngage – Staffing Agency Software ne possiede una. Il vantaggio è che anche il cliente/prospect ha un traffico di ritorno sul sito della società di selezione. Per accedere ai dossier inviati è possibile cliccare nuovamente sui link contenuti nelle email o andare direttamente sulla web page dell’agenzia, loggarsi, e trovare nella propria area personale tutti i profili inviati in passato.

5. Feedback sul candidato

Il cliente ha un unico bottone “feedback” che apre uno spazio di testo nel quale può scrivere alla staffing agency il proprio giudizio sul candidato. Il giudizio viene ricevuto immediatamente dal recruiter e rimane nel tracking delle informazioni (sia nella scheda candidato che nella scheda cliente).

6. GDPR

La nuova normativa ci impone di fare attenzione nella distribuzione dei dati personali del candidato. Se il candidato decidesse di esercitare il suo diritto all’oblio, cancellandosi dal data base candidati dell’agenzia, tutti i link attivi relativi al candidato verrebbero immediatamente cancellati, nella conformità della normativa GDPR riguardo la protezione dei dati. Questa attività diventa molto difficile, se non impossibile, quando facciamo circolare documenti PDF o Word tramite email.

In conclusione possiamo dire che cambiando il sistema di preparazione e invio possiamo massimizzare i nostri sforzi: riduzione del tempo di invio e di risposta, maggior qualità dei profili inviati e pieno rispetto della sicurezza normativa.